Имеет ли право организация изменять унифицированные формы документов

Правовые отношения нередко меняются, особенно часто переменам подвержены трудовые отношения. В связи с этим приходится вносить корректировки в распорядительные документы. Причины разные:

• поправки в законодательных актах, на которые ссылаются в распоряжениях;
• обнаружение ошибок и недостоверных сведений;
• внесение изменений в приказ в связи с кадровыми изменениями;
• перемены в условиях деятельности сотрудника, времени, места, порядка действий и др.

Если изменилась только часть текста, а суть осталась аналогичной, то нет смысла его отменять. Если выявлены неточности по разным причинам, то составляют приказ об изменении приказа в связи с ошибкой с перечислением сути корректировок.

Это касается разных распорядительных актов о:

• условиях труда работников;
• охране и безопасности труда;
• трудовых взаимоотношениях между работодателем и подчиненными;
• а также внутренних локальных актов (положений, инструкций, графика отпусков, штатного расписания и др.).

Иногда новым распоряжением не просто редактируют, а отменяют некоторые положения первоначального акта. Для этого аналогично требуется издать бумагу о внесении корректировок.

Законодательство РФ не устанавливает, насколько часто работодатель вправе редактировать конкретный распорядительный акт. Все зависит от ситуации. Если требуется серьезная корректировка большинства его пунктов или его положения утратили силу, то целесообразнее отменить его и оформить новый.

Иногда ошибочно полагают, что действующие положения не нуждаются в корректировке. Но поскольку они регулируют правовые отношения в компании, то по закону они должны быть составлены юридически правильно.

Иначе если при проверке контролирующие органы обнаружат неточности или неактуальную информацию, то вправе признать их недействительными, а на юридическое лицо и его должностных лиц наложить штрафные санкции.

А если появятся спорные ситуации, то в судебной инстанции компании сложно будет доказать свою правоту.

Составление приказа о внесении изменений в положение, инструкцию или другой акт поручают уполномоченному сотруднику: обычно это кадровик, Юрисконсульт или секретарь. Но после них обязательно заверяет глава организации. Без его подписи он не имеет юридической силы.

Как оформляют корректировки

Типовой формы в законе не установлено. Составляют аналогично другим распорядительным бумагам в произвольной форме, но с учетом общепринятых стандартов делопроизводства.

В содержание необходимо внести ряд обязательных пунктов:

• наименование организации;
• название города, номер, дату оформления;
• основание для внесения поправок.

Бумагу оформляют в любом варианте — на компьютере или от руки, на официальном бланке компании или на обычном листе формата А4. При составлении ориентируйтесь на стандартные требования, как правильно внести изменения в приказ о внесении изменений:

• после номера и даты укажите сведения о том распоряжении, в которое вносятся корректировки, — его наименовании, номере, дате;
• затем об основаниях редактирования;
• в распорядительной части опишите, какие поправки вносятся;
• подписи лиц, которых они касаются напрямую, и тех, на кого возложили обязанность контролировать исполнение;
• подпись руководителя.

Оформляют его в единственном экземпляре, но Закон не запрещает сделать заверенные копии при необходимости.

Обычно акт, редактирующий первоначальный вариант, вступает в силу сразу после издания и подписания, если не указана другая дата. Сохраняют его на весь срок действия в отдельной папке вместе с другими распорядительными документами.

Если старый акт отменяют в связи с изданием нового, отметьте дату и номер утратившего силу документа, причины, по которым он стал неактуальным, и дату, с которой он становится недействительным.

Образцы

Когда хотят внести поправки в старый текст, иногда его переписывают, а рядом формулируют его новое содержание. Но предпочтительнее и удобнее другой вариант — сразу написать новый текст со следующей формулировкой: «внести изменения в… изложив его в следующей редакции…». Затем в точности записывают исправленный текст.

Изменить и дополнить вы вправе любой документ — инструкцию или приложение, например штатное расписание.

Вот пример с корректировкой приложения к распоряжению о штатном расписании:

Если в компании уволился сотрудник и на должность назначен новый специалист, то придется изменить прежние акты, в которых указаны эти ответственные лица.

Это пример редактирования распоряжения в связи с кадровыми перестановками:

Если через некоторое время после издания бумаги возникли новые обстоятельства, то придется составить акт о внесении дополнений.

Например, если первый акт утверждает список членов некой комиссии, а позже появилась необходимость включить в нее еще одного специалиста. В этом случае пишите так: «Дополнить распоряжение № ___ от ____ следующим положением: ____».

Допускается и другой вариант, в преамбуле указать: «В дополнение к распоряжению № ______, приказываю ______», а затем основная часть с новыми сведениями.

Пример документа о дополнениях:

А это стандартный шаблон о корректировках в распоряжении, его можно взять за основу:

ООО ____________________________________ Приказ № ___ г.__________ ____________ 20__ г. О внесении изменений в распоряжение № ___ от «____» _______________ 20 г. о ___________________________________________________________ На основании _________________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести корректировки в распоряжение от ________20__г. №____ о ____________________________ 2. Пункт № ___ читать в следующей редакции:___________________________________________ Директор _____________________ ____________________ С приказом ознакомлен: ______________________ «___»___________________ 20__г.

Самостоятельно разрабатываете «первичку»? Учтите требования закона

У каждой компании есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Разберем, как сделать это правильно.

У компаний есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (п. 9 Закона № 402-ФЗ). С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Например, организации не имеют права самостоятельно разрабатывать приходные и расходные кассовые документы — их необходимо применять только по унифицированным формам.

Разобрались: отдельные первичные учетные документы можно разработать самостоятельно. Самое главное, в этом процессе – не навредить! Ведь «первичка» всегда была объектом пристального внимания контролирующих органов.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Требования к первичным учетным документам

При самостоятельной разработке «первички» обратите внимание на следующие моменты:

1. Формы самостоятельно разработанных первичных учетных документов, также как и унифицированные формы, должны быть утверждены руководителем организации.
2. Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, также как и унифицированные формы, следует закрепить в учетной политике.
3. При самостоятельной разработке первичного учетного документа за основу можно взять унифицированные формы.
4. Каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа; 
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ольга Букина, аудитор:

«Сейчас форму документов и порядок их заполнения организация определяет самостоятельно. Поэтому первичный документ можно назвать как угодно (накладная, требование-накладная, акт, ведомость и т. д.). Иногда бухгалтеры задают вопрос: «Как мне это назвать: ведомость или ведомость на списание?».

Как хотите, так и называйте. Наименование субъекта, составившего документ, может быть краткое или полное. Главное, чтобы было понятно, что это вы. Если документ оформляется по месту нахождения филиала, вы можете также через запятую указать наименование филиала или обособленного подразделения».

Печать на первичных документах: нужна или нет?

У вас может возникнуть вопрос: а должен ли быть в первичном документе такой реквизит, как печать? Ведь в перечне реквизитов он отсутствует. 

Да, отсутствует. И это значит, что такое поле, как «М.П.» (место печати) можно не предусматривать. Но устроит ли это ваших контрагентов? Возможно, нет. Поэтому в тех формах «первички», которые вы будете передавать контрагентам, лучше все-таки предусмотреть поле «М.П.». 

При этом будьте внимательны, перечень реквизитов по некоторым первичным учетным документам может быть расширен иными нормативными актами.

Не проще ли принять унифицированные формы?

При принятии решения о самостоятельной разработке первичного учетного документа определитесь: не усложнит ли это вашу работу, не будет ли данная форма вступать в противоречие с другими нормативными документами или с бухгалтерской программой, в которой вы ведете учет.

Ответы лектора на самые популярные вопросы по оформлению первичных учетных документов читайте в статье Первичные документы: что надо знать бухгалтеру.

Рекомендуем видеолекцию в Контур.Школе «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках».

Общие положения

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012). См. также комментарий.

В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения. К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, включенных в настоящий альбом, распространяется на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 года N 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

• Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
• Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
• При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Открыть полный текст документа

«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

Термин «первичка» знаком, пожалуй, каждому бухгалтеру. Однако четко определить, какие именно документы относятся к первичным учетным документам, бывает сложно даже для специалистов со стажем.

Путаницы добавляет еще и то, что для целей бухгалтерского и налогового учета может потребоваться разный набор документов.

Так что же такое первичный документ бухучета? По какой форме его составить? Как внести в него исправления? Давайте разбираться.

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки.

В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект.

Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания.

Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

Далее в Законе о бухучете говорится, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете).

Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Кроме этого, указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

При этом первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. Ведь в пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Закон о бухучете является частью законодательства РФ.

А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров. При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и Минфина России от 13.09.18 № 03-03-06/1/65618).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички».

Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов.

Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную. Каждую часть нужно проверить отдельно.

Так, во вводной части бухгалтерской «первички» должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

Далее следует содержательная часть первичного учетного документа. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).

Наконец, в заключительной части «первички» нужно отразить данные ответственного лица.

А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП

По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете больше нет.

Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы.

Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.

В одной и той же организации допустимо использовать все вышеперечисленные варианты (например, можно прописать, что какие-то документы будут оформляться по «своим» формам, а остальные — по унифицированным). Главное, чтобы соблюдались два условия. Первое: формы «первички должны быть утверждены руководителем организации.

И второе: в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@; см.

«Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).

Однако в некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится.

Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина России от 04.12.12 № ПЗ-10/2012).

В частности, только по унифицированным формам можно создавать приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2), кассовую книгу (КО-4), книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), а также расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-49 и Т-53).

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?

Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.

Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички».

Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета.

Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Сформировать накладные и счета‑фактуры в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности

Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг).

Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@).

Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через интернет с 25%-ной скидкой Входящие бесплатно

Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь Договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст.

5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом.

Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации.

В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание Услуги).

Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина России от 21.01.19 № 07-04-09/2654.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».

Как исправлять «первичку»

Как быть, если при составлении первичного учетного документа была допущена ошибка? Как правильно внести изменения в документ?

Прежде всего, бухгалтеру нужно помнить, что есть группа «первички», которую в принципе нельзя исправлять. Речь идет о кассовых и банковских документах (приходные и расходные ордера, платежные поручения и т.п.).

Запрет на изменение этих документов установлен в пункте 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У и в пункте 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.

98 № 34н).

Обратите внимание: при заполнении платежек на уплату налогов или взносов ошибок можно избежать, если формировать платежки автоматически. Некоторые веб-сервисы для сдачи отчетности (например, «Контур.

Экстерн») позволяют сформировать платежку в один клик на основе данных из декларации (расчета) или присланного инспекций требования об уплате налога (взноса).

Все необходимые обновления — реквизиты получателя и отправителя, актуальные КБК, коды для статуса плательщика — своевременно устанавливаются в сервисе без участия пользователя. При заполнении платежки все актуальные значения подставляются автоматически.

Автоматически сформировать платежку на уплату налога по данным из декларации и сдать отчетность через интернет

Также не допускается внесение исправлений в бланки строгой отчетности, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Об этом сказано в пункте 10 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Соответственно, если в любом из указанных документов была допущена ошибка, то испорченный документ к исполнению не принимается. Взамен него необходимо составить новый первичный учетный документ.

При этом в отношении БСО установлено дополнительное требование: «бракованный» бланк следует перечеркнуть и подшить в книгу учета бланков за день заполнения. Отдельно отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Поэтому на них запрет на внесение исправлений не распространяется.

Ошибка, допущенная в авансовом отчете, кассовой книге или любых других первичных бухгалтерских документах (за исключением тех, о которых было сказано выше), должна исправляться с сохранением документа (его реквизитов).

Полностью заменить испорченный документ на новый в этих случаях уже нельзя (письмо Минфина России от 23.10.17 № 03-03-10/69280; см. «Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом»).

Исправление ошибок возможно двумя способами.

Первый вариант прямо зафиксирован в законодательстве и предполагает внесение исправлений непосредственно в сам первичный документ. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и отдельно вписываются верные.

Затем ставится дата, делается надпись «Исправлено» и проставляются подписи тех же лиц, что изначально подписали документ, с указанием их фамилий и инициалов (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете, п.

 16 Положения по ведению бухучета).

Обратите внимание: если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой — для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.15 по делу № А43-27322/2014).

Второй способ предложен в письмах ФНС России от 05.03.18 № СД-4-3/4226@ и от 23.03.18 № СД-4-3/5412@, Минфина России от 22.01.16 № 07-01-09/2235.

Чиновники рекомендуют не вносить изменения в первоначальный вариант документа, а составить исправленный первичный документ с тем же номером и датой, что и ошибочный документ.

При этом обязательно нужно указать, что документ является исправленным, а также зафиксировать порядковый номер исправления и его дату. То есть в исправленном первичном документе должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________20__ г.

» (это отличит его от нового документа, составленного взамен ошибочного, ведь, как было сказано выше, в описанной ситуации это недопустимо). Как отмечают чиновники, такой вариант корректировки документа оптимален для электронной «первички».

И в заключение отметим, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, можно вообще не исправлять.

К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т.д. (письмо Минфина России от 04.02.

15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе В закладки Поделиться 19 637

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

• В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
• Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
• Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ. Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

1. Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
2. Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
3. На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
4. Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
5. На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

• Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
• В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
• Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

• №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
• №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а). Срок хранения 75 лет.

• №Т-2 «Личная карточка работника»,
• №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора. Срок хранения 75 лет.

• №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя. Срок хранения 3 года.

• №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников. Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
• №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде. Срок хранения 75 лет.

• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
• №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков. Срок хранения 5 лет.

1. Обязательный локальный Нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
2. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
3. Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
• №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений. Срок хранения 75 лет.

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а). Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

• №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку. Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
• №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника. Срок хранения 75 лет.

• 2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
• • №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
• Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций. Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

• №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников). Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

• №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
• №Т-51 «Расчетная ведомость»,
• №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются). Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам. Срок хранения 5 лет.

• №Т-54 «Лицевой счет»,
• №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года. Срок хранения 75 лет.

• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

1. Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.
2. Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:
3. 1. Трудовым кодексом:

• Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

• Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

• Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.