Клиент отказывается подписывать накладные и акты

Прокомментировать подобные ситуации мы попросили руководителя юридической компании «Частное право» Виктора Рассохина.

17 января 2019

Рассмотрим случаи, когда покупатель не признаёт факт принятия товара и отказывается от подписания электронных товарных накладных.

Если организации работают с бумажными документами, покупатель обычно подписывает накладную в момент приемки товара и тем самым подтверждает факт отгрузки. Подписать электронные документы так же оперативно не всегда возможно: на складе может не оказаться компьютера с доступом в интернет.

Прокомментировать подобные ситуации мы попросили руководителя юридической компании «Частное право» Виктора Рассохина.

Что говорит Закон

Подписание документов в системе ЭДО является такой же обязанностью покупателя, как и подписание бумажных документов при получении товара.

Если покупатель уклоняется от их подписания, поставщику придется доказывать факт передачи товара.

Поставка будет считаться несостоявшейся, поскольку факт передачи товара не подтвержден соответствующими документами. Момент передачи товара регулирует статья 458 ГК РФ.

Чтобы гарантированно получить оплату за поставленную продукцию, поставщику нужны подписанные товарные накладные в электронном или бумажном виде. В случае спора он сможет подтвердить факт поставки. Судебная практика показывает, что товарная накладная, не подписанная покупателем либо подписанная неустановленными или неуполномоченными лицами, не может доказать передачу товара.

Примеры: определения ВАС РФ от 31.08.2010 № ВАС-12080/10 по делу № А54-899/2009С17, от 08.11.2011 № ВАС-14650/11 по делу № А53-6664/10, от 10.11.2010 № ВАС-14834/10 по делу № А51-20146/2009, от 17.03.2010 № ВАС-2909/10 по делу № А60-13740/2009-С1, постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.07.2017 № Ф05-10387/2017 по делу № А40-118194/2016.

Доказательственную силу в суде имеют только документы, подписанные всеми участниками сделки. Нет разницы, оформлены они в бумажном или электронном виде.

Если товарная накладная подписана только со стороны поставщика, это означает лишь его намерение исполнить Договор надлежащим образом. Когда покупатель подпишет товарную накладную или УПД, он примет исполнение обязательства поставщика.

Товаросопроводительные документы, подписанные поставщиком и покупателем, однозначно подтверждают согласие обеих сторон с их содержанием.

Электронные документы — это оригиналы. Они имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Оставить заявку

Как подстраховаться поставщику

Как подготовиться к ситуации, когда в момент приемки товара у покупателя нет возможности подписать электронный документ на компьютере? Поставщику следует напечатать бумажную накладную, попросить подписать ее и хранить свой экземпляр до подписания электронной накладной. Подписанная бумажная накладная будет являться гарантом для поставщика, подтверждающим факт получения товара покупателем.

В договор или дополнительное соглашение к нему рекомендуется добавить условие о приоритете электронного документа над бумажным. Это нужно, чтобы избежать некорректного учета даты получения товара, верно рассчитать неустойки и избежать разночтений в исполнении договора.

При возникновении спора о том, какой документ должен определять экономические последствия для сторон, суд учтет приоритет электронного документа. Бумажную накладную он рассмотрит в совокупности с другими доказательствами, поскольку ее нельзя полностью лишить статуса юридически значимого документа.

Товар доставляет транспортная компания: что учесть

Рассмотрим ситуацию, когда товар передает третье лицо — перевозчик. Покупателю потребуется время, чтобы вскрыть упаковку, проверить качество, ассортимент и количество заказанной продукции. Только после этого он подпишет накладную. В таком случае стороны заранее договариваются о сроке для приемки товара.

Также в договоре нужно подробно прописать ответственность сторон за невыполнение своих обязательств. В частности, указать, как оформлять разногласия, если покупатель отказывается принимать товар.

Как доказать правоту в суде

Допустим, разбирательство дошло до суда: покупатель подписал электронную накладную, забрал товар, но отказывается платить и утверждает, что ничего не получал и документы не подписывал. Тогда поставщик может обратиться к оператору ЭДО.

В ответ на запрос от организации или представителя суда специалисты Контур.Диадока составляют официальное письмо, которое подтверждает факт получения и подписания покупателем электронного документа. Суд учитывает эти данные в своем решении.

Примеры: постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 31.07.

2017 № Ф09-3929/17 по делу № А76-18725/2016, постановление Арбитражного суда Московского округа от 11.05.

2017 № Ф05-3750/2017 по делу № А41-19529/2016, постановление Арбитражного суда Московского округа от 11.05.2017 № Ф05-3750/2017 по делу № А41-19529/2016.

При любом споре участников электронного документооборота оператор ЭДО может выступить в судебном процессе как третья, независимая сторона и подтвердить совершение действий с документом: отправку, получение и подписание.

Электронные документы — это оригиналы. Они имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Оставить заявку
Как поправки в 63-ФЗ повлияют на бизнес-процессы компаний в 2022 году

Изменения в законе затронут все организации, которые применяют электронные подписи. В статье описываем, как будут получать КЭП руководители и сотрудники, для чего нужна электронная Доверенность и как Диадок готовится к вступлению в силу новых правил работы с КЭП. Узнать больше об изменениях и задать вопросы экспертам вы сможете на вебинаре 10 ноября, ссылка на регистрацию — в статье.

Что делать если поставщик не хочет выписать счет-фактуру

Счет-фактура – основной документ, который дает покупателю право предъявлять сумму уплаченного поставщику в составе цены НДС к вычету. При отсутствии такого документа покупатель такое право теряет. На это прямо указывает Минфин РФ в своих разъясняющих документах (например, в письме №03-07-14/71091 от 16 сентября 2019 года).

Вместе с тем, есть поставщики, которые не выполняют требования НК РФ о предоставлении счетов-фактур в течение 5 дней с момента отгрузки. В результате у покупателей возникают проблемы с получением вычета по НДС. Есть несколько вариантов действия, когда поставщик не хочет выписать счет-фактуру.

Получение счета-фактуры с нарушением срока, не лишает компанию права отражения суммы уплаченного поставщику НДС в декларации и последующего получения вычета. Нарушение срока не отменяет вычет, поскольку контролеры в такой ситуации сохраняют возможность установления основных параметров совершенной сделки. Ключевые вопросы, на которые должны получить ответы инспекторы:

·         стороны сделки (покупатель и поставщик, заказчик и Исполнитель и т.д.);

·         объект сделки (товары, Услуги и т.д.);

·         цена;

·         ставка НДС.

Такой порядок установлен в абзаце 2 пункта 2 статьи 169 НК РФ. И закреплен письмами Министерства финансов №03-07-09/28071 от 25 апреля 2018 года, №03-07-11/16556 от 14 марта 2019 года и №03-03-06/1/80379 от 18 октября 2019 года. То есть, у бизнесменов, желающих получить вычет, позиция будет достаточно крепкой.

Самым простым и логичным действием в ситуации, когда поставщик нарушил сроки выставления счет-фактуры, — предъявление письменной претензии. Установленного законом образца не существует, составляется документ в произвольной форме.

Акцент в претензии рекомендуется делать на следующих причинах, которые могут побудить поставщика выполнить свои обязанности:

Определение даты, с которой отсчитывается нормативный срок для направления документов от поставщика покупателю. В некоторых случаях поставщики нарушают сроки по причине неправильного толкования понятия «отгрузка».

Угроза штрафа поставщику за отсутствие счет-фактуры у покупателя. Ответственность за нарушение срока выставления документа или его не передачу контрагенту отсутствует.

Однако в соответствии с пунктом 1 статьи 120 НК РФ и разъясняющими письмами Минфина РФ, не выставление счет-фактуры является грубым нарушением правил отражения в учете доходов и расходов.

Отсутствие даже одного документа в квартале приводит к штрафам, размер которого зависит от длительности периода не выставления счетов-фактур и суммы заниженного по этой причине НДС.

Чаще всего поставщик не выставляет счет-фактуру из-за разницы в понятиях отгрузки. В данном вопросе есть нюансы при передаче товара перевозчику, отгрузке частями, времени перехода права собственности.

Дело в том, что в НК РФ отсутствует такое понятие в принципе. Статья 39 НК РФ разъясняет, что такое реализация товаров или услуг (это переход права собственности).

Обратившись к ГК РФ, можно из статьи 509 узнать, что отгрузка – это фактическая передача товара. В соответствии со статьей 224 ГК РФ под передачей понимается вручение товара покупателю или перевозчику, который доставит его контрагенту.

Также передача – это вручение товара специальной компании, которая перешлет товар клиенту.

Внимание! Велика вероятность, что при выполнении отгрузки партиями, поставщик ждет, когда будет отгружена последняя часть и затем выставит счет-фактуру на весь объем.

Однако письмами Минфина РФ и ФНС РФ, начиная с 2012 года, постоянно разъясняется, что для целей расчета НДС датой отгрузки считается день, когда был сформирован первый первичный документ на имя покупателя, транспортную компанию или предприятие связи (почту).

Здесь полезно изучить:

• письмо ФНС №ЕД-4-3/6103@ от 11 апреля 2012 года;
• письмо Министерства финансов РФ №03-07-11/8067 от 09 февраля 2018 года;
• письмо Министерства финансов РФ №03-07-08/19635 от 16 марта 2020 года.

В случае перехода права собственности на товар после того, как он был фактически передан покупателю, срок оформления и передачи счета-фактуры контрагенту рассчитывается с момента фактической передачи товаров, а не с момента перехода права собственности в соответствии с договором.

Внимание! Таким образом, поставщик должен подготовить и передать счета-фактуры не позднее пяти дней с момента фактической передачи товара, услуги или результата работы покупателю или перевозчику.

В случае с работами, датой отгрузки считается день, когда был подписан акт о приеме их результатов заказчиком.

В разъясняющих документах Минфин РФ обращает внимание, что акт должен быть подписан именно заказчиком, а не исполнителем, поскольку у заказчика в соответствии с ГК РФ могут быть замечания.

Датой отгрузки при оказании услуг считается день, когда акт был подписан исполнителем. В этом заключается отличие в определении моментов отгрузки для работ и услуг.

Для лучшего понимания, следует изучить документы:

• письмо Министерства финансов РФ №03-07-11/5795 от 01 февраля 2019 года;
• письмо Министерства финансов РФ №03-07-14/14948 от 07 марта 2019 года;
• письмо Министерства финансов РФ №03-07-11/88016 от 08 октября 2020 года.

Для длящихся договоров, например, аренды или оказания коммунальных услуг, датой отгрузки считается последний периода для расчета НДС. Как правило, это последний день месяца. Это разъяснено в письме Министерства финансов РФ №03-07-11/3435 от 23 января 2019 года.

Чтобы иметь временной резерв на получение документов и составление корректной отчетности, наличие счетов-фактур рекомендуется контролировать на регулярной основе (с каждой поставкой), но не реже одного раза в месяц.

Если оставить контроль наличия документов на конец квартала, то сотрудникам бухгалтерии может просто не хватить времени собрать все необходимые счета-фактуры, а значит, будет уплачен завышенный НДС. Покупатель может использовать несколько инструментов давления на поставщика.

Хорошим вариантом является блокировка поставок или платежей. Такой инструмент желательно заранее прописать в договоре, иначе поставщик может применить штрафные санкции.

Например, в договоре может быть предусмотрена крайняя дата исполнения всех обязательств. В таком случае встречную поставку можно отложить до этого дня. В таким случае нарушения договора не будет, но поставщик будет поставлен в неудобное положение.

Внимание! Также в договоре рекомендуется прописать специальное условие. Оно должно дать право покупателю не производить оплату до момента получения полного пакета документов, включающего счет-фактуру.

Действенным способом является выстраивание корректной работы с отделами продаж и закупок. Можно издать внутренний Нормативный акт, который запрещает представление в бухгалтерию неполного пакета документов. В этом случае сотрудники соответствующих отделов будут заинтересованы в получении от поставщика необходимых документов. Для облегчения их работы можно разработать специальную памятку.

Перевод спора в судебные инстанции рекомендуется использовать только как крайний вариант. Решение вопроса в суде требует, как правило, значительных временных и трудовых затрат.

Более того, в большинстве случаев покупатели такие суды проигрывают. Особенно, если это не препятствует покупателю получить вычет НДС. В таких ситуациях арбитражные суды встают на сторону поставщика (постановление АС Московского округа №А40-110081/2016 от 30 октября 2017 года).

Правовая позиция судов заключается в том, что счет-фактура не является ни вещью, ни документом, неотъемлемым от товара (например, подтверждающим его принадлежность). Поэтому хозяйственные интересы покупателя при отсутствии счет-фактуры не нарушены.

Кроме того, покупатель и Продавец редко фиксируют в договорах обязанность поставщика своевременно передавать покупателю счет-фактуру.

Отсылка к требованиям НК РФ, где отражается обязанность поставщика предоставлять документы покупателю, не принимается судами, поскольку НК РФ регулирует отношения между налогоплательщиком и государством, а не между хозяйствующими субъектами.

Вместе с тем, есть редкие случаи принятия решений в пользу покупателей. Для примера, можно обратить внимание на постановление АС Западно-Сибирского округа №А67-8181/2016 от 20 июня 2017 года.

Таким образом, чтобы повысить вероятность положительного решения суда, необходимо правильно составлять договор и отражать в нем обязанность поставщика по предоставлению счетов-фактур в установленные сроки.

В случае, когда с момента отгрузки прошло три и более лет, требовать счет-фактуру с поставщика нет смысла, поскольку период действия права на получение вычета по НДС уже закончился. В такой ситуации некоторые покупатели предпринимают попытки заставить поставщика возместить убытки или упущенную выгоду в сумме излишне уплаченного НДС в связи с непредоставлением счет-фактуры.

• Для получения положительного решения в суде потребуется:
• ·         предоставление доказательств причинения поставщиком убытков покупателю;
• ·         расчет их размера;
• ·         описание, какие нормативные акты нарушены поставщиком;
• ·         доказательство вины поставщика в убытках покупателя.

Только при наличии неопровержимых доказательств суд встанет на сторону покупателя и последний получит возможность компенсировать убытки. В противном случае суд примет решение в пользу поставщика.

1. Полезно изучить следующие решения суда:
2. ·         Суд встал на сторону покупателя в постановлении АС Восточно-Сибирского округа №А33-9145/2015 от 16 сентября 2016 года.
3. ·         Покупатель не предъявил всех необходимых доказательств и суд поддержал продавца в постановлении АС Московского округа №А40-130578/14 от 03 июля 2015 года.

Есть нестандартный способ, как вынудить поставщика выписать счет-фактуру. Некоторые компании самостоятельно выписывают документ от поставщика с произвольным номером, но с данными о фактических отгрузках. После этого документ отражается в книге покупок и декларации по НДС.

Автоматическая система для проведения камеральных проверок по НДС обнаружит расхождения между данными поставщика и покупателя. Разница будет ровно на отраженный покупателем самостоятельно сформированный документ. Контролирующий орган запросит у сторон сделки пояснения.

В момент получения требования пояснений, поставщику придется выставить счет-фактуру. После этого покупателю необходимо будет сдать уточненную декларацию и внести корректировки в книги покупок, поскольку номер счет-фактуры у поставщика будет другим.

Для справки! Поскольку сумма НДС не изменится, а документы будут совпадать у поставщика и покупателя, проблем в будущем не возникнет.

Кроме того, можно понудить контрагента выписать счет-фактуру через суд. Если основанием для отказа в вычете НДС является отсутствие счет-фактуры, причем есть доказательства неоднократных обращений покупателя с требованием о предоставлении документов, арбитражный суд может встать на сторону налогоплательщика.

Примером является решение Арбитражного суда Дальневосточного округа №А51-14757/2017 от 31 мая 2018 года, где указано, что отсутствие счет-фактуры не является препятствием для получения налоговой выгоды по НДС налогоплательщиком.

Главными основаниями для получения вычета является реальный характер сделки и наличие достоверной информации в подтверждающих документах.

Способ понуждения к формированию счет-фактуры через самостоятельное изготовление документа или по суду действует, если поставщик тоже является добросовестным налогоплательщиком.

Если он фирма-однодневка, которая не сдает отчетность, то покупателю просто откажут в вычете по НДС на основании того, что операция фиктивная.

При этом от покупателя все равно потребуется подача уточненной декларации, в которой сделка с сомнительной фирмой будет отсутствовать.

В случае указания в договоре, что все сделки оформляются не накладной и счет-фактурой, а универсальным передаточным документом, проблем с получением счетов-фактур можно избежать.

Форма УПД утверждена ФНС РФ в 2013 г. специальным письмом №ММВ-20-3/96@ от 21 октября 2013 года. Поставщик должен составлять документ со статусом 1, поскольку только в этом случае УПД выполняет функции и накладной, и счет-фактуры.

Важно! Наличие в акте приема передачи реквизитов счета-фактуры не делает его универсальным передаточным документом, следовательно, он не будет являться подтверждающим документом для вычета НДС. Также не следует включать в декларацию по НДС УПД в статусе 2. В таком случае она будет выполнять только функции накладной, а не счета-фактуры.

Использование безопасных формулировок в договоре

Для снижения рисков отказа в вычете НДС, покупателю следует прописывать определенные формулировки в договорах с контрагентами. Смысл их должен быть четким и толковаться однозначно, чтобы при необходимости к ним можно было апеллировать в суде.

Покупатель может зафиксировать в договоре ответственность поставщика или исполнителя за невыставление счет-фактуры. Размер штрафа рекомендуется определить в сумме вычета по НДС, в котором отказано налоговой инспекцией.

В такой ситуации покупателю становится неважно, получен документ или нет, он в любом случае компенсирует свои убытки.

Такая формулировка может быть использована и в случае отсутствия счет-фактуры по причине перехода поставщика на упрощенный режим налогообложения или если он перестал быть плательщиком НДС по другим причинам.

Внимание! Практическая реализация такого механизма обладает некоторыми сложностями. Так, контролирующие органы могут указать на то, что налогообложение является сферой регулирования публично-правовых, а не гражданских отношений.

Кроме того, даже после получения штрафа покупатель может в течение трех лет истребовать счет-фактуру и получить налоговую выгоду по НДС. В результате возникает необоснованное обогащение. Таким образом, у поставщика имеются аргументы для оспаривания такого положения договора в суде.

Заверение об обстоятельствах

Является способом снижения рисков неполучения счета-фактуры покупателем в связи с утратой поставщиком статуса плательщика НДС. Такая форма защиты своих прав предусмотрена статьей 431.2 ГК РФ. Если заверение от поставщика о том, что он платит НДС окажется не соответствующим действительности, ему придется возместить убытки покупателю.

Важным условием применимости этого механизма является указание в договоре на то, что контрагент, который дает заверение об обстоятельствах исходит из предположения, что вторая сторона ориентируется на этот документ при осуществлении сделки.

Возместить убытки не получится, если заверений от контрагента не поступало, а покупатель не предпринял никаких действий, чтобы убедиться, что поставщик является плательщиком НДС. Другими словами, не получится взыскать сумму вычета по НДС, если компания не выяснила, является ли поставщик плательщиком НДС.

В ситуации, когда поставщик перестал быть плательщиком НДС по каким-либо причинам, то его заверение будет недостоверным, и ему придется возмещать убытки покупателю в размере вычета по НДС.

Например, в одном из дел суд установил, что контролеры отказали покупателю в возмещении НДС. Покупатель смог взыскать с поставщика НДС, поскольку у того фактически отсутствовали ресурсы для исполнения договора (постановление АС Северо-Кавказского округа №А53-22858/2016 от 05 июня 2017 года).

Отказ покупателя подписывать электронные накладные: как поставщику подстраховаться? | IT компания Простые решения

В этой новости расскажем как действовать поставщику в случае, если покупатель отрицает факт принятия товара и отказывается от подписания товарных накладных в системе электронного документооборота.

При получении товара покупатель так же, как и при подписании бумажных документов обязан подписывать товаросопроводительные документы в системе электронного документооборота (ЭДО).

Если покупатель отказывается от подписания товаросопроводительных документов, то поставщику потребуется доказать факт передачи товара покупателю. В этом случае так как факт передачи товара не подтвержден необходимыми документами, то такая поставка товара будет считаться недействительной. Статья 458 ГК РФ регламентирует момент передачи товара.

Чтобы в случае спора подтвердить факт поставки и гарантированно получить оплату за отгруженный товар поставщику нужны подписанный товарные накладные в бумажном или электронном виде.

Обратите внимание! Товарная накладная, не подписанная покупателем или подписанная неустановленными (неуполномоченными) лицами не является доказательством отгрузки (передачи) товара.

Юридическую силу имеют только документы, подписанные покупателем и поставщиком. Документы при этом могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде.

Подписанная товарная накладная со стороны поставщика означает его стремление к исполнению условий договора должным образом. Покупатель в момент подписания товарной накладной или универсального передаточного документа (УПД) принимает исполнение обязательства поставщика.

Подписанная обеими сторонами товаросопроводительная документация подтверждает согласие поставщика и покупателя с ее содержанием.

Как подстраховаться поставщику?

Что делать если в момент приема товара у покупателя нет компьютера чтобы подписать электронный документ? В этом случае поставщику необходимо заранее напечатать товарную накладную в бумажном виде, попросить покупателя подписать ее и хранить свой экземпляр до момента подписания электронной накладной в системе ЭДО. Таким образом, доказательством подтверждающим факт получения покупателем товара, будет являться бумажная товарная накладная, с подписью покупателя.

Для того, чтобы избежать некорректного учета даты получения товара, верно рассчитать неустойки и избежать разночтений в исполнении договора рекомендуется в договор или дополнительное соглашение к нему добавить условие о приоритете электронного документа над бумажным. В этом случае суд учтет приоритет электронного документа. Так или иначе бумажная накладная полностью не потеряет юридическую силу и суд будет рассматривает ее вместе с остальными доказательствами.

Что необходимо учесть, если товар доставляет транспортная компания?

В случае если товар покупателю передает третье лицо — транспортная компания, то покупателю потребуется время на проверку товара и только после этого он подпишет товарную накладную. В таком случае сроки приемки товара покупателем стороны оговаривают заранее.

Также в договоре необходимо прописать ответственность сторон за нарушение договора поставки. В частности, указать, как оформлять разногласия, если покупатель не принимает товар (отказывается от его принятия).

Как поставщику доказать правоту в суде?

Рассмотрим следующий пример: покупатель забрал товар и подписал электронную товарную накладную, но заявляет, что товар он не получал, не подписывал никаких документов и платить он не будет.

В таком случае поставщик может обратиться к оператору ЭДО. В ответ на запрос специалисты Контур.Диадока составят официальное письмо, подтверждающее факт получения и подписания покупателем электронного документа. Суд будет учитывает эти данные в своем решении.

При любом споре участников электронного документооборота оператор ЭДО может выступать в судебном процессе как третья сторона, которая может подтвердить совершенные действия с документом (отправка, получение и подписание).

Что делать, если покупатель по договору поставки отказывается подписать товарно-транспортные накладные., Москва | вопрос №1407656 от 21.02.2022

Заключен договор поставки между фирмой А (поставщик) и фирмой Б (покупатель). Договор заключен в 2007 г. На условиях заключенного договора за период с января 2011 года по декабрь 2013 года Поставщик поставил в адрес Покупателя продукцию на общую сумму 27 млн. руб. Покупатель частично произвел оплату товаров на 18 млн руб, в остальной части в сумме 9 млн руб оплата не была произведена.

В соответствии с Договором материалы должны были оплачиваться на условиях 100% предварительной оплаты.

Однако в силу сложившихся многолетних партнерских отношений между Поставщиком и Покупателем, доверительных отношений между руководителями компаний, поставка товара производилась по устным заявкам Покупателя без проведения предоплаты.

Директор фирмы Поставщика является так же одним из учредителей фирмы Покупателя и являлся Заместителем директора фирмы Покупателя в период всех этих поставок.

Главным бухгалтером работающим в этот же период в обеих организациях, являлось одно и тоже лицо и она выписывала накладные и счет-фактуры от фирмы А фирме Б только посредствам программы 1 С Бухгалтерия и так же приходовали их в 1 С Бухгалтерии Покупателя. С подписанием бумажных носителей товарных накладных ТОРГ-12 никто особо не заморачивался (как время показало зря!).

В определенный период пошел разлад между руководителями фирмы А и фирмы Б. Директор Поставщика уволился из фирмы Покупателя. Директор фирмы покупателя уволил общего главбуха.

Товарные накладные на поставку материалов на сумму 14 млн руб (из 27) не были подписаны.

В адрес Покупателя были написаны и отправлены Акты сверки и претензия о погашении существующей задолженности. В ответ была получена претензия на сумму 7 млн рублей. Основание претензии – отсутствие подписанных товарных накладных на эту сумму.

Видимо новым главбухом были поменяны реквизиты Постащика в тех поставках, которые производил Поставщик А на скорее всего одну из фирм предоставляющих услуги «конвертации» денежных средств, т.к.

только от таких фирм документы можно нарисовать за период почти трехлетней давности (фирмы однодневки живущие не более 2 х лет) .

В действительности материалы поставлялись и были использованы Покупателем для строительства определенных объектов.

Есть подтверждение всей суммы задолженности (9 млн) в виде подписанной директором фирмы Покупателя расшифровки кредиторской задолженности предоставленной им на одном из собраний Участников общества еще до момента раздора, но также после раздора тот же самый директор фирмы Покупателя раздал на следующем собрании участников заверенную копию расшифровки дебиторской задолженности по которой уже Поставщик! Должен 7 млн руб.

Как доказать факт поставки товара, не имея подписанных накладных? Какие документы запросить у Покупателя для доказательства данного факта используя полномочия Участника Общества Покупателя? Какую стратегию защиты выбрать в суде и какие шансы на выигрыш?

Заранее благодарю всех тех кто поможет разобраться в этом нелегком деле!

Приемка товара по 44-ФЗ

Из нашей статьи вы узнаете:

Приёмка товара, работ или услуг (ТРУ) — ответственный процесс, являющийся ключевым этапом исполнения контракта. Рассказываем, как происходит приёмка, на что следует обратить внимание, какие акты составляются во время проведения приёмки и о других нюансах.

Что такое приёмка ТРУ

Условия о порядке и сроках проведения приёмки поставленных товаров, выполненной работы или оказанной услуги заказчиком являются обязательной частью контракта (ч. 13 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ). При приёмке заказчик проверяет соответствие количества, комплектности и объёма товаров, работ или услуг требованиям, которые были установлены в контракте.

Для проведения приёмки ТРУ либо результатов по отдельным этапам исполнения контрактных обязательств подрядчиком заказчик может привлечь специальную комиссию. В составе приёмочной комиссии должно быть не менее пяти человек. При этом полномочия по приёмке ТРУ и подписания приёмочной документации остаются только за заказчиком, передавать их третьим лицам он не может.

Поскольку с 1 мая 2021 года документы о приёмке товаров, работ и услуг должны подписываться только электронной форме, заказчику потребуется квалифицированная электронная подпись. Такая подпись будет необходима и для работы в ЕИС и с госпорталами, а также для отчётности.

Помимо проверки соответствия условиям контракта количества, объёма и комплектности товаров, при приёмке также проверяется, насколько товары соответствуют требованиям качества и безопасности, упаковки и маркировки, а также требованиям, прописанным в нормативно-технической документации.

На что следует обратить внимание на этапах заявки и заключения контракта

В первую очередь необходимо убедиться, что в проекте указаны конкретные характеристики требуемых товаров и критерии приёмки. Кроме того, в контракте должны быть установлены чёткие сроки приёмки, а также время, которое отводится для устранения исполнителем выявленных недостатков.

Для определения характеристик товаров могут использоваться определённые ГОСТы и иные нормативы. В качестве критериев приёмки заказчик может прописать различные требования. Например, требования о том, что упаковка товаров не должна быть нарушена, продукты питания и лекарства должны иметь определённые сроки годности и тому подобное.

При приёмке работ и услуг проверяется их соответствие ГОСТам, СНиПам и иным нормативам. Также заказчик проверяет, уложился ли исполнитель в установленные контрактом сроки и были ли по результатам выполнения работ или оказания услуги достигнуты поставленные цели.

Если закупочная документация не содержит конкретных критериев и сроков проведения приёмки, подрядчику следует запросить у заказчика разъяснения.

Как проводится приёмка по 44-ФЗ

Приёмка проводится в несколько этапов:

• проверяется соответствие количества, объёма и комплектности требованиям, указанным в сопроводительных документах;
• проводится визуальный осмотр товара или результатов выполнения работ (оказания услуги) с целью выявления недостатков (заводского брака, скрытых дефектов);
• выявленные недостатки (в том числе устраняемые) фиксируются в акте приёмки.

Если претензий нет

Если поставленный товар, выполненная работа или оказанная услуга устраивает заказчика и он не имеет каких-либо претензий по исполнению контракта, он должен подписать акт приёмки и сопроводительные документы (например, товарную накладную).

Акт приёмки будет свидетельствовать о том, что заказчик получил необходимый товар или результат выполнения работы (оказания услуги) и у него нет претензий.

Если заказчик обнаруживает недостатки, которые исполнитель должен устранить, это фиксируется в акте приёмки.

Если по результатам исполнения контракта между заказчиком и подрядчиком возникнет спор, то акт приёмки понадобится при обращении в суд.

Какой-то конкретной формы, по которой должен составляться акт приёмки, законодательством не предусмотрено, поэтому допускается составлять его в произвольной форме. В акте должны быть указаны перечень товаров (работ, услуг) с ценами для каждой позиции, реквизиты и подписи сторон, а также уточнение того, что у заказчика нет претензий к исполнителю.

Перед приёмкой товара проводится Экспертиза, к которой привлекаются комиссия заказчика или сторонние специалисты. В случае проведения экспертизы сторонними специалистами их заключение оформляется в отдельном документе.

Есть устранимые недостатки

Бывает, что товар (работа, услуга) устраивает заказчика не в полной мере, поскольку были выявлены недостатки. Если эти недостатки — устранимые, заказчик вправе осуществить приёмку после их устранения. Например, как только товар будет заменён на соответствующий требованиям контракта.

При обнаружении устранимых недостатков составляется акт расхождений, в котором заказчику необходимо перечислить обнаруженные недочёты и предложить варианты по их устранению в определённый срок.

Отказ в приёмке

Если товар (работа, услуга) полностью не устраивает заказчика и он решает отказать в его приёме, заказчик должен оформить отказ в письменном виде и отправить его исполнителю. Кроме того, в течение трёх дней ему необходимо разместить отказ в ЕИС.

Если заказчик получает от поставщика обоснованный и подтверждённый экспертизой отказ в приёмке, у него есть 10 дней на устранение недостатков, в противном случае контракт будет считаться расторгнутым. Если заказчик сможет исправиться в установленный срок, решение об отказе в приёмке будет отменено.

Если заказчик откажет в приёмке без каких-либо обоснований, исполнителю следует запросить пояснение причин отказа. В случае отсутствия ответа на запрос исполнитель может составить претензию, либо обратиться в суд, если заказчик на неё никак не отреагирует.

Чтобы защитить свои интересы в конфликтной ситуации с заказчиком, воспользуйтесь комплексом услуг Астрал.Тендер. Сервис поможет подготовиться к торгам, улучшить свои профессиональные навыки и таким образом увеличить доход компании.

Особенности повторной приёмки

При проведении повторной приёмки составляется акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, если товар иностранного производства.

В актах перечисляются только те товары, по которым были установлены расхождения по их качеству или количеству. Относительно остальных товаров достаточно сделать пометку о том, что по ним расхождения отсутствуют и нет претензий по качеству и количеству.

Составление акта приёмки по 44-ФЗ

Акт приёмки должен быть составлен в двух экземплярах — для заказчика и исполнителя. Он должен быть сшит, скреплён печатью и подписан всеми членами экспертной комиссии: заказчиком, представителями исполнителя, специалистами экспертизы. В том случае, если член комиссии отказывается подписывать акт, в нём делается соответствующая пометка.

Если при составлении акта обнаруживаются расхождения, этот факт отмечается в сопроводительной документации (товарная накладная, счёт-фактура и др.) Далее акт приёмки и сопроводительные документы передают в бухгалтерию заказчика, которая рассчитывает сумму претензии.

Если проводилась повторная приёмка, в сопроводительных документах делается пометка о повторном проведении и составлении акта по форме ТОРГ-2.

Все несоответствия, выявленные при первичной приёмке, обязательно необходимо отмечать в накладной — номер партии, номер паспорта качества или номер сертификата соответствия можно вписывать в неё вручную.

Какими документами подтверждается приемка товара заказчиком

Из этой статьи вы узнаете:

• Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком
• Каким образом оформляется акт приемки товара
• Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком
• Порядок возврата некачественного товара

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком, и каким образом он должен быть оформлен? Ответы на данные вопросы обязан знать любой грамотный специалист, работающий в сфере закупок, – иначе не избежать определенных проблем.

Приемка товара (а также работ и услуг) – завершающий этап исполнения контракта. При этом соответствующий документ обязан быть составлен максимально грамотно – только это позволит в дальнейшем минимизировать риски возникновения споров по выполненному контракту.

Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком

В соответствии со ст. 458 Гражданского кодекса РФ, заказчик или уполномоченное лицо становится собственником приобретаемой продукции в момент, когда продавец передает ему эту продукцию.

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком? Единого бланка для подтверждения факта передачи не разработано. Это может быть акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке или другой документ.

На практике факт, что товар был принят заказчиком, подтверждают составлением одного из вышеперечисленных документов, указав в нем наименование продукции, ее количество и стоимость, другие требуемые реквизиты и полномочия представителей обеих сторон сделки, которые должны лично расписаться и расшифровать свою подпись.

В бухучете сдачу-приемку товара документально подтверждают путем оформления товарных накладных по форме № ТОРГ-12, а в случае привлечения сторонней организации для перевозки груза – товарно-транспортных накладных (ТТН). Некоторые инспекторы налоговой службы считают, что факт приемки необходимо подтверждать другими бумагами – специальными актами или документами по унифицированной форме № ТОРГ-1.

Первичная документация становится юридически значимой, как только ее оформляют в соответствии со всеми правилами, а уполномоченные лица подтверждают своей подписью.

Если заказчик не производит своевременно платеж после получения товара, возможно взыскание с него оплаты через суд. В ходе разбирательства поставщик обязательно подтверждает, что заказ был выполнен. Как правило, судебные инстанции признают приемку проведенной, если им предоставляют накладную по форме № ТОРГ-12, подписанную уполномоченным лицом заказчика и заверенную его печатью.

В настоящее время решение принимается в пользу налогоплательщиков, оформляющих накладные № ТОРГ-12.

При организации учетной политики компаниям необходимо обозначить форму № ТОРГ-12 как документ, который подтверждает факт передачи заказа. Эксперты утверждают, что это позволит избежать претензий со стороны налоговой.

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком в случае государственных контрактов? Результаты их исполнения должны фиксироваться в соответствии со ст. 94 и рядом пунктов ст. 34 закона № 44-ФЗ. Стоит отметить, что этот нормативный документ регламентирует приемку не только товаров, но и работ и услуг.

Правила составления документов, которые подтверждают приемку, содержит не только 44-ФЗ. У многих ведомств имеются свои рекомендации, как оформлять такие акты (к примеру, конкретные требования разработаны в строительной сфере). Документальная фиксация факта передачи заказа – обязанность покупателя, при этом требования к ней закона не являются жесткими.

После того как товар принят, обычно составляют двусторонний акт, в котором перечисляют переданные товары или оказанные услуги и описывают претензии при их наличии. Этот документ подтверждает факт передачи продукции.

Участникам рынка нужно знать не только, какой документ подтверждает факт приемки товара заказчиком, но и как его нужно оформлять.

При осуществлении закупок по 44-ФЗ приемка проводится в соответствии с требованиями ст. 94 и некоторых пунктов ст. 34 этого нормативного акта. Госконтракт содержит описание процедуры передачи, ее сроки и порядок документального оформления. Поэтому сторонам заранее известно, как она будет проходить и как ее нужно подтверждать.

Заказчик должен сформировать комиссию из не менее чем 5 своих работников. Прежде чем подписать документ, который подтверждает приемку товара (работ, услуг), необходимо провести экспертизу объекта закупки. Она позволяет выявить возможные его недостатки и определить степень соответствия указанным в техническом задании на закупку требованиям.

Допускается проведение как внутренней экспертизы (собственными силами фирмы-заказчика), так и внешней (для которой привлекаются специализированные компании и независимые эксперты). При заключении госконтракта с единственным поставщиком заказчик обязан привлекать внешних экспертов.

Если комиссия подтверждает полное соответствие закупаемого объекта выдвинутым к нему требованиям, то осуществляется его приемка.

Закон требует оформления при передаче заказа по госконтракту следующих документов, которые подтверждают, что обе стороны выполнили свои обязательства:

• экспертного заключения;
• счета-фактуры, акта выполненных работ;
• документа об оплате, например платежного поручения.

Приемочный акт подтверждает, что заказчик принял товар. Унифицированной формы для этого документа не существует, поэтому допускается его произвольное составление. Хотя для некоторых сфер деятельности профильными ведомствами все же разработаны определенные правила оформления документов, которые подтверждают исполнение госконтракта (к примеру, для строительной отрасли).

Хотя единой формы документов, которые подтверждают приемку, нет, в них обязательно нужно включать следующее:

• список закупаемых товаров (работ, услуг) и стоимость заказа;
• результаты проведенной экспертизы;
• заключение комиссии по приемке, составленное с учетом результатов экспертизы и содержащее информацию обо всех обнаруженных недостатках.

Кроме того, акт должен быть подписан уполномоченным членом приемочной комиссии и представителем поставщика.

В случае отказа представителя поставщика подтверждать факт передачи товара своей подписью правомерно одностороннее проведение заказчиком приемки.

Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком

Часто бывает, что во время экспертизы выявляется несоответствие объекта закупки заявленным в техзадании требованиям. В таких случаях закон № 44-ФЗ позволяет заказчику не принимать товар или работу. Для этого ему нужно составить мотивированный отказ, указать его причину и потребовать устранения недостатков в установленные сроки.

При согласии поставщика с обнаруженными недостатками он проводит их устранение (при наличии такой возможности), после чего товар принимается повторно.

Если же продавец уверен в качестве своей продукции, то он инициирует проведение независимой экспертизы, чтобы доказать, что им были выполнены все условия госконтракта.

Если экспертиза подтверждает соответствие объекта закупки заявленным условиям, поставщик может потребовать от покупателя принять заказ и произвести оплату путем направления в его адрес досудебной претензии. Если заказчик никак не отреагирует на претензию в течение 30 дней с момента ее получения, то возможна подача поставщиком иска в арбитражный суд.

Необходимо отметить, что при отказе заказчика принимать товар из-за наличия несоответствий и нежелании поставщика устранять их допускается одностороннее расторжение контракта (если в нем есть соответствующий пункт, предусматривающий такую возможность).

Приведем пример из судебной практики. Компанией по госконтракту была осуществлена поставка заказчику компьютеров. Он выявил их несоответствие требованиям спецификации и контракта, поэтому отказал в приемке. Поставщик устранил обнаруженные недостатки, дополнив комплектацию ПК петлями для висячего замка и безвинтового крепления карт расширения.

Однако заказчик все равно не стал принимать товар, сославшись на то, что дополнительные детали были установлены без его согласия и согласия производителя, при этом технические характеристики системного блока были изменены. После получения отказа в приемке поставщик направил в суд Иск, потребовав заставить покупателя исполнять обязательства по госконтракту.

В ходе разбирательства выяснилось, что контракт не содержал требования об обязательном заводском производстве всех комплектующих с учетом специфических особенностей поставляемого товара, то есть поставщик мог собрать ПК из составных частей разных производителей.

Также было отмечено, что при рассмотрении дела в судах первой и апелляционной инстанций требовалось привлечение производителя системного блока. Он должен был оценить, можно ли доукомплектовывать компьютеры и действительно ли от этого системный блок существенно изменяется. Однако к нему не обращались.

После оценки всех материалов суд встал на сторону поставщика и удовлетворил его требования, обязав заказчика принять компьютеры (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.08.2014 по делу № А53-20477/2012).

Порядок возврата некачественного товара

Если закупка осуществляется по 44-ФЗ, то в ТЗ и спецификации покупатель прописывает требуемые ему характеристики товара. К сожалению, поставщики не всегда обеспечивают соответствие им своей продукции. При поступлении закупаемого объекта с недостатками заказчик может пойти двумя путями:

• Произвести приемку товара, если он крайне необходим. К примеру, если в поликлинике закончились перчатки, а поставщик перепутал размер, можно принять заказ. Этот вариант не является правильным, и мы рекомендуем им не пользоваться, хотя ситуации могут быть разные, и решение остается только за заказчиком.
• Отказаться принимать заказ.

Помимо этого, по результатам экспертизы составляют заключение, в котором обосновывают отказ в приемке, ссылаясь на конкретные пункты госзаказа. После поставщика обязуют провести замену продукции в сроки, установленные в контракте, за свой счет и своими силами. Повторную передачу объекта закупки можно также проводить с привлечением экспертов.

Как быть, если водитель, доставивший груз, не может ждать, пока проведут осмотр и приемку? Он должен отдать документы заказчику, и тот примет товар в одностороннем порядке.

Если при этом несоответствий продукции заявленным требованиям выявлено не будет, продавец потом просто заберет подписанные документы. В случае же обнаружения недостатков и оформления акта, который их подтверждает, заказчик должен сделать следующее:

• Сохранить продукцию, изолировав ее для предотвращения смешивания с другими товарами.
• Направить поставщику уведомление о том, что приемка не будет осуществлена в течение установленного в контракте времени (это нужно сделать очень быстро, если объектом закупки являются продукты с коротким сроком годности).
• Предоставить все документы, которые подтверждают недоброкачественность поставки.

Если по условиям госконтракта продукция должна быть поставлена в один этап и выявляется несоответствие части заказа установленным требованиям, допускается частичная приемка заказа.

При этом продавец аннулирует накладную и оформляет новую на принятое количество товара, а затем осуществляет допоставку. В таком случае заказчик обязан оштрафовать поставщика за то, что тот не исполнил обязательства.

Размер штрафа прописывается в контракте.