Списание печатей — вопрос, волнующий многие компании, поскольку, если прежнюю печать в дальнейшем нельзя применять, рекомендуется ее списать и уничтожить. О том, что при этом важно помнить, пойдет речь в нашей статье.
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.
Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (Закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.
ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.
Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.
Бланк акта об уничтожении печати Скачать
Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
- осуществить уничтожение печати самостоятельно;
- поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
- Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
- После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные Услуги.
Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Итоги
Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Учет печатей и штампов в организации
Количество печатей в организациях зависит от масштабов их деятельности. Небольшим фирмам, где числится только генеральный директор, достаточно одной печати, на более крупных предприятиях необходимо несколько печатей и штампов. В статье рассмотрим учет печатей и штампов, дадим примеры проводок.
Бухгалтерский и налоговый учёт печатей и штампов
Поскольку печать не может стоить дороже 40 тысяч рублей, а срок эффективного пользования более 1 года, то стоимость необходимо отнести к материально – производственным запасам.
Это прописано в пункте 5, Положения о бухгалтерском учёте 6/01. статью: → “Учет основных средств» (ПБУ 6/01)».
Стоимость только что приобретенной печати учитывается по дебету счёта 10, который называется «Материалы». Сумму необходимо брать без учёта НДС.
Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118.
Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.
В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу». Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания.
Важно! В частных организациях, учёт печатей ведётся как материально-производственные запасы, а не основное средство.
Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей. 2 апреля 2016 года приобрела печать стоимостью 2 900 рублей, в том числе НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта.
| Проводка | Сумма | Расшифровка |
| Дт 60 Кт 51 | 2 900,00 | Перечислены средства за печать |
| Дт 10.9 Кт 60 | 2 457,63 (стоимость печати без НДС) | Печать подлежит бухгалтерскому учёту |
| Дт 19 Кт 60 | 442,37 | Входной НДС по приобретенным ценностям |
| Дт 68 Кт 19 | 442,37 | НДС принят к вычету |
| Дт 44 Кт 10.9 | 2 457,63 | Стоимость печати списана в расходы |
| Дебет 013 | 2 457,63 | На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч |
В налоговом учёте, при расчёте налога на прибыль, можно отразить всю сумму затрат (только без учета НДС») в графе «Косвенные расходы». Приложив накладную, либо акт об оказанных услугах. Это уменьшит сумму налога на прибыль.
При заполнении декларации по косвенному налогу, полученную при покупке печати счёт-фактуру, также обязательно отразить в Книге Покупок, входящая сумму НДС уменьшит данный Налог.
статью: → “Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».
Стандартные проводки в бюджетных учреждениях
Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).
На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.
- Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
- При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:
В бюджетных организациях, специальная комиссия решает способ учёта печати.
Пример 2. Государственная организация приобрела печать стоимостью 590 рублей, том НДС в том числе (90 рублей ). Стандартные проводки при отнесении объекта к основному средству:
- Отражены затраты на покупку печати:
Дт 4 106 31 310 Кт 4 302 31 730 – 590 рублей
- Переведены денежные средства Продавцу:
Дт 4 302 31 830 Кт4 201 11 610 – 590 рублей
- Объект принят к учету как основное средство:
- Дт 4 101 38 310 Кт 1 106 31 310 – 590 рублей
- Проводки при отнесении объекта к МЗ:
- Дт 2 105 36 340 Кт 2 208 34 660 – 500 рублей
- Перечислены денежные средства: 590 рублей
Дт 2 302 36 830 Кт 2 201 11 610
- Входный НДС принят к вычету: 90 рублей
Дт 2 210 01 560 Кт2 208 34 660
При принятии печати в качестве основного средства, отражается сумма с НДС, а если принято как запасы – в проводках указывается сумма за вычетом косвенного налога.
Как заполняется журнал учёта печатей и штампов
Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:
| № п/п | Наименование печати/штампа | Оттиск | Выдача в пользование | Возврат | Примечание | ||
| должность и ФИО получателя | подпись, дата получения | должность и ФИО получателя | подпись, дата получения | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
- В первой графе указывается порядковый номер.
- В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
- В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
- В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
- В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
- 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
- Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.
Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.
Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:
- обязательна порядковая нумерация страниц;
- журнал необходимо прошнуровать;
- на документе ставится печать и подписьруководителя;
- хранится журнал в железном сейфе.
Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.
Хранение печатей и штампов в организации
Способ хранения печатей и штампов зависит от их вида и назначения. Круглая печать (основная), находитсяв сейфе, доступ которому есть только у руководителя организации. В случае его длительного отсутствия – передается под расписку ответственному сотруднику.
Вспомогательные печати и адресные штампы находятся у ответственных работников, которые пользуются ими для исполнения ежедневной работы. Хранятся он также в опечатанных металлических шкафах, к которым имеет доступ определенный круг лиц. Штампы должны находиться в задвигающихся ящиках.
Проверка состояния печатей и штампов
Процедура бывает плановой, а может поводиться при наличии подозрений на использование поддельной печати. В любом из перечисленных случаев собирается специальная комиссия. По результатам проверки составляется акт, который передается руководителю организации. В нем излагаются выявленные проблемы, недочёты и рекомендации по их устранению.
При увольнении работника, генеральный директор направляет комиссию для установления факта наличия печатей, а также установления их подлинности.
По итогам составляется акт приёма – передачи, с которым необходимо ознакомить нового сотрудника.
Выявить подлинность печати опытный Эксперт может даже визуально, если появляются подозрения, то для их подтверждения предмет исследования отправляют в лабораторию.
Как осуществляется замена печатей
Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:
| Утилизация собственными силами | Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации |
| Производится специально назначенной комиссией | Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию |
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных:
|
Одновременно с печатью предоставляется комплект документов:
|
При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров.
Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно.
Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.
Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама
Ключевые моменты по контролю печатей и штампов
Организации всегда были обязаны иметь круглые печати, на которых, в обязательном порядке, содержалась информация о наименовании фирмы и её адрес. Федеральный закон № 82 ФЗ говорит не об обязанности, а о праве иметь такую печать.
Из этого же закона следует, что информация о печатях должна содержаться в уставе. Несмотря на то, что законодательство не прописывает обязательное наличие печати, деятельность фирмы без нее просто невозможна. Она необходима:
- при принятии (если это первое место работы) и увольнении сотрудника;
- при предоставлении документов в налоговые органы (заверенные копии, декларации на бумажном носителе);
- сдача отчётности в ФСС и ПФР;
- оформление внутренней кадровой документации, составление писем и многое другое.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?
Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.
Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?
Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.
Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?
Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.
Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?
Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.
Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?
Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.
Типовые ошибки при учете печатей и штампов
- При передаче руководителем основной печати, в период его отсутствия, не составляется расписка, процедура осуществляется на словах. В результате печать хранится у ответственного лица незаконно.
- Не всегда печать находится в специально оборудованном металлическом сейфе, часто её местоположение – стол или ящик руководителя.
- Распространённое нарушение – вынос печати из офиса, без составления соответствующих документов.
Печати организации: виды, хранение, учет
Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.
73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства.
Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
- Основные и вспомогательные печати
- По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.
- Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.
Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.
1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.
Штамп
Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.
Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.
В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.
Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.
Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.
Обратите внимание
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штамповобеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.
Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.
Использование и хранение печатей и штампов
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Учет печатей и штампов
Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.
- Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.
- ЖУРНАЛ учета печатей и штампов
-
№ п/п Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления Оттиск печати (штампа) Наименование подразделения, должность и фамилия получателя Подпись получателя, дата Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки 1 2 3 4 5 6
Утрата печати или штампа
В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.
Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.
Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.
В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.
Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.
Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.
Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.
Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).
Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.
Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.
В акте должны быть указаны:
- · время и место уничтожения;
- · состав комиссии;
- · основание уничтожения печатей и штампов;
- · наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- · способ уничтожения;
- · заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
- · подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
ЖУРНАЛ учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение
| № п/п | Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления | Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата | Отметка об уничтожении, номер акта и дата | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии.
По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.
При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.
Т.В. Козлова, преподаватель машинописи Клуба профессиональных секретарей
Правовой блог
Юридическое лицо оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета контрагентов.
Для удобства оформления документов организации-контрагенты передают на хранение свои печати юридическому лицу.
Данные печати хранятся в сейфе юридического лица.
Правомерно ли такое хранение “чужих” печатей?
Какие документы необходимо оформить (положение о печати организации-контрагента; договор хранения (печати); дополнительное соглашение к договору об оказании услуг (в котором оговаривается условие хранения печати) и т.п.)?
Какие возможны правовые последствия хранения печатей?
Законодательство не содержит общих требований к порядку хранения и использования печатей организаций.
Определенные специальные правила предусмотрены лишь для печатей СЃ воспроизведением Государственного герба Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации, принадлежащих государственным органам Рё организациям, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями (смотрите постановление Правительства Р Р¤ РѕС‚ 27 декабря 1995 Рі. N 1268 “РћР± упорядочении изготовления, использования, хранения Рё уничтожения печатей Рё бланков СЃ воспроизведением Государственного герба Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации”). Р’ СЃРІСЏР·Рё СЃ этим изготовление организацией нескольких экземпляров печати, Р° также передача РѕРґРЅРѕРіРѕ РёР· этих экземпляров РґСЂСѓРіРѕР№ организации РїРѕ соглашению между РЅРёРјРё РЅРµ противоречит какой-либо РЅРѕСЂРјРµ права.
В рассматриваемом случае передача печатей осуществляется в целях исполнения договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Другими словами, хранение печатей не является самостоятельной услугой, а имеет вспомогательное значение. Полагаем, что в подобной ситуации нет необходимости заключать отдельный договор хранения, условия о порядке хранения печатей могут быть включены в договор оказания услуг по бухгалтерскому учету (в текст самого договора или в виде соответствующего дополнительного соглашения к нему). Факт передачи печати исполнителю и ее возврата заказчику может быть оформлен актом приема-передачи произвольной формы.
В том случае, если организацией-заказчиком приняты определенные правила делопроизводства, при передаче печатей следует учитывать эти правила.
В частности, если у заказчика имеется работник, ответственный за хранение и выдачу печатей, выдача и последующее принятие печати должны осуществляться этим работником.
Если правила делопроизводства заказчика предусматривают ведение журнала учета печатей, при выдаче и возврате печатей в этом журнале следует сделать соответствующие отметки.
Вместе с тем нужно учитывать, что правила делопроизводства являются локальным нормативным актом заказчика.
В связи с этим ответственность за нарушение таких правил может быть возложена лишь на соответствующих работников заказчика, но не на исполнителя.
�сполнитель же отвечает за сохранность полученных печатей, как и за выполнение других условий договора, по общим правилам гражданского законодательства об ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнения) обязательств (смотрите главу 25 ГК РФ).
1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом
В жизни любой даже самой обычной компании случается множество событий, как радостных, так и весьма неблагоприятных. Чем дольше организация существует, тем больший опыт приобретают управленцы, которые в ней занимают свои должности.
Среди прочего, порой, могут происходить самые неприятные и едва ли предсказуемые казусы, среди которых почетное место занимают банальные кражи. Сегодня в рамках нашей статьи мы поговорим о кражах печатей – одном из самых «злодейских» деяний преступников, имеющих цель нанесение материального вреда организации.
Давайте рассмотрим различные примеры: что будет, если преступники воспользуются украденной печатью, как организации без нее функционировать, на ком лежит ответственность в случае ее хищения и некоторые другие. Для начала мы расскажем вам небольшую историю о реальной краже.
Собственно, она и стала поводом для написания этого материала. Более того, мы смеем предположить, что описанный нами случай не является чем-то из ряда вон выходящим.
«Была, да сплыла»
(по просьбе нашего рассказчика мы изменили его имя и название фирмы)
Тамара Григорьевна является генеральным директором и по совместительству главным бухгалтером ООО «МедиаЭдвайс». Компания существует на рынке консалтинговых услуг более 10 лет и имеет внушительный пул как довольных, так и недовольных клиентов. Вот, что рассказывает Тамара Григорьевна:
«Год назад мы переехали в новый офис поближе к центру города. Ну, понимаете, как-то и денег заработали, и престижа дополнительно захотелось. Все-таки мы не последняя компания в городе. Вы знаете, как это бывает с переездами? Перевозили вещи частями.
То из одного кабинета столы, стулья, папки, цветы и прочее нажитое перевозим, то через несколько дней из другого. «На перекладных» мы были практически десять дней.
Мой кабинет переезжал последним, а, вы знаете, я всегда щепетильно отношусь к документации – ранее работала в ФНС и знаю точно, как функционирует их структура – не дай Бог какой-нибудь документ пропадет, потом придется восстанавливать. В общем, мы все-таки переехали.
Стали разбирать коробки, и тут я к большому удивлению для себя обнаружила, что пропала чековая книжка и печать. Стали смотреть в других коробках – так и не нашли. Сильно тогда переволновалась, опросила своих подчиненных – никто ничего не знает и печати с чековой книжкой не видели.
В общем-то я знаю, как надо себя вести в этой ситуации, и сразу же обратилась в полицию. Составили протокол, а далее возбудили уголовное дело на основании подпункта 13 пункта 2 статьи 42 УПК РФ. Следственные мероприятия длились не долго, т.к. злоумышленники нашлись быстро.
Они, кстати, оказались нашими бывшими клиентами, причем недовольными… Вот, видимо, и решили отомстить. Попались они как раз в тот момент, когда пытались снять деньги с нашего расчетного счета в банке. Благо, мы успели их (банк) известить о пропаже, и они среагировали оперативно. Вот, как-то так. Сейчас все благополучно, правда, из-за этого инцидента нам пришлось практически приостановить нашу деятельность примерно на две недели – мы не могли заключать договоры обслуживания. В общем, было тяжело и неприятно».
Рассказанная Тамарой Григорьевной история смогла отчасти ответить на вопрос, почему злоумышленники ставят себе целью похитить печать. Ответ простой – наличие печати (лучше с чековой книжкой) позволит снимать деньги со счета ровно в том количестве, в котором это возможно руководству организации.
Также на лицо верная последовательность действий Тамары Григорьевны в решении этого вопроса – одновременное обращение в правоохранительные органы, а также в банк, где о продаже знали заранее. Благодаря этим действиям, наша героиня благополучно решила проблему в достаточно сжатые сроки.
Однако это история только одного человека и ситуации, при которых пропадает печать, может быть гораздо больше.
Какие еще могут возникнуть проблемы?
Эта тем нас заинтересовала настолько, что мы решили ознакомиться с тем, что обсуждают наши коллеги на форумах. Выяснилось, что находится множество тех директоров, которые попросту «забывают» про то, что у них печать пропала. Правда, в конце своей истории они все же рекомендуют от этой пагубной привычки избавиться.
Так директор одной организации, оставив печать с документами на переднем сиденье своего автомобиля, обнаружил, что печати и бумаг на месте нет. Налицо был факт взлома машины, но по каким-то едва ли объяснимым причинам он не стал обращаться в полицию, а решил просто заказать новую печать. Она имела точно такой же оттиск, как и украденная.
Спустя приблизительно месяц ему стали звонить незнакомые люди с угрозами, что подадут на него в суд, если тот или не окажет услуги по договору, или же не вернет деньги… Непонимание со стороны директора и вполне объяснимое, и в то же время откровенно глупое. Нехитро будет догадаться, что фирменной печатью его организации уже успели воспользоваться злоумышленники.
Благо дело до суда не дошло, но нашему герою пришлось изрядно «побегать» по инстанциям в целях урегулировать сложившуюся ситуацию.
Еще одна проблема – вредительство ради вредительства. В какой-то степени это возвращает нас к истории с Тамарой Григорьевной, где ее недовольные клиенты могли преследовать цель не только финансовой «наживы», но еще и своеобразной «мести» за те разногласия, которые у них, возможно, были.
О составлении заявления в полицию
Как мы уже это успели выяснить, в правоохранительные органы желательно обратиться сразу по факту обнаружения пропажи. Это нужно для того, чтобы оперативники как можно раньше приступили к розыскным мероприятиям, а также для того, чтобы был создан протокол, подтверждающий произошедшее.
Здесь очень важно зафиксировать, при каких обстоятельствах печать могла быть похищена, идет ли речь о взломе офиса, автомобиля или кражи сумки прямо на улице. На основании этого документа практически исключается возможность того, что следствие пойдет «не по тому пути» и начнет допытываться до директора или бухгалтера (может, они сами инсценировали пропажу).
Далее полицейским желательно предоставить нотариально заверенную копию какого-нибудь документа, где можно будет различить оттиск пропавшей печати. Если эта бумага прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.
В дальнейшем заявление позволит получить справку из полиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы, если кто-либо пожелает воспользоваться похищенной печатью. Однако в этом документе не перечисляется, что именно было похищено. Отметим, что по собственной инициативе полиция, скорее всего, такую справку не выдаст.
Так что фирма должна взять инициативу в свои руки. Потерпевшей организации в подобной ситуации можно посоветовать следующее. Во-первых, нужно получить копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту кражи (подпункт 13 пункта 2 статьи 42 УПК РФ. О котором мы писали выше). А уже в постановлении будет отмечено, что конкретно было похищено.
Во-вторых, рекомендовано провести инвентаризацию, дабы у правоохранителей не было основания полагать, что пропавшая печать просто куда-то «закатилась» (люди в погонах тоже бывают ленивыми, если честно).
До тех пор, пока печать не восстановлена…
Вот здесь для компании фирмы начинается самое интересное. В частности, как это было сказано выше, на примере Тамары Григорьевны, организация становится практически парализованной, т.е. она может фактически приостановить свою деятельность.
Подписывать договоры, пожалуйста, однако без печати контрагенты могут попросту отказаться от сотрудничества, т.к. документ, не имеющий ее, не является таковым по определению. Самое неблагоприятное здесь то, что на возвращение к обычному режиму работы влияет не только скорость и оперативность действий потерпевшей компании, но и качество работы полиции.
В каждом отдельно взятом случае сроки решения данной проблемы могут тянуться от нескольких дней до нескольких месяцев. При этом организацию никто не ограничивает в том, чтобы буквально за один-два дня сделать себе новую печать. Однако до тех пор, пока ее «клон» будет находиться в руках у злоумышленников, спокойно жить вряд ли получится.
Вообще, желательно, чтобы ее нашли как можно быстрее. Это поможет в наикратчайшие сроки свести данную проблему на «нет».
Рекомендации
В качестве заключения нашего скромного рассказа хотим пожелать нашим коллегам большей внимательности и осмотрительности.
Хорошо известно, что далеко не всегда лично директор подписывает и «пропечатывает» выставляемые счета – это обязанность может по факту лежать на плечах бухгалтера, координатора, секретаря и т.д. Случиться может всякой.
Вдруг главному бухгалтеру срочно потребуется выехать посреди рабочего дня в ИФНС, а печать оставить просто некому. Далее главбух механически забирает ее с собой в сумочку и едет в Налоговую.
Едва ли поездка будет безопасной с точки зрения потенциальных угроз – сумочку могут украсть, ее можно нечаянно оставить в такси или в метро, в конце концов, печать можно просто выронить – здесь и от везения тоже многое зависит. В любом случае, отличным местом для печатей все-таки остается не «коробка в тумбочке», а хороший и надежный сейф. На то он, в общем-то и создан, дорогие читатели.
Желаем Вам успехов и благодарим за внимание!