О.Я. Решетова,автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
ВОПРОС
В организации сотрудник ежемесячно ездит в командировки. Возможно ли выдать деньги под отчет за минусом остатка от предыдущего авансового отчета по его заявлению и с просьбой выдать деньги под отчет с удержанием задолженности?
ОТВЕТ
Такого порядка выдачи денег под отчет законодательство не содержит.
Выдача наличных денег под отчет допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (п. 214 Инструкции N 157н).
Учреждение вправе, как это указано в п.
214 Инструкции N 157н, выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.
Например, когда сотрудника направили в новую командировку до истечения срока отчета по первой (п. 214 Инструкции № 157н, п. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
- Если работник вернулся из командировки и в течение установленного срока не отчитался и не вернул подотчетные суммы, то учреждению следует принять меры по взысканию суммы ранее выданного аванса, в частности, ее можно удержать из заработной платы работника.
- ОБОСНОВАНИЕ
- Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
- Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ.
- Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовые договоры о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления соответственно.
- Пунктом 6.3 Указаний N 3210-У* установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна осуществляться на основании:
- либо письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме (указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату, аналогичные требования установлены в п. 213 Инструкции N 157н**);
- либо распорядительного документа учреждения (приказа, распоряжения и т.д.). Такой распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.
Денежные средства, выданные под отчет, можно использовать только на те цели, на которые они были выданы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в бюджетных учреждениях регламентированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки***.
Согласно п. 26 Положения, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.
При этом срок представления работником, которому не выдавался денежный аванс, отчета об израсходованных в связи со служебной командировкой денежных средствах действующим законодательством РФ, не установлен.
В случае, когда вопросы порядка возмещения работником, которому не выдавался денежный аванс, расходов, произведенных им в командировке (в частности, сроки представления авансового отчета), не урегулированы нормативными правовыми актами, определение данного порядка возможно локальным нормативным актом работодателя.
Обратите внимание, в соответствии с п.
10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Исходя из данной нормы, работодатель перед направлением сотрудников в служебную командировку обязан выдать им денежный аванс. Законодательством не предусмотрена возможность направления работников в служебную командировку за счет средств самого работника.
Государственные и муниципальные учреждения вправе, как это указано в п. 214 Инструкции N 157н, выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.
Если работник своевременно не представит авансовый отчет, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него образуется задолженность перед учреждением.
В соответствии со ст. 137 ТК РФ сумму невозвращенного аванса работодатель вправе удержать из заработной платы работника. Однако одновременно должны быть соблюдены следующие условия:
- работник не оспаривает оснований и размеров удержаний;
- удержание производится не позднее чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;
- общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не превышает 20%.
При пропуске месячного срока удержания или несогласии работника возвращать денежные средства, выданные ранее под отчет, взыскание задолженности осуществляется в судебном порядке.
*Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
Если уволенный сотрудник оказался должником
Нередко происходят случаи, когда во время увольнения сотрудника выясняется, что теперь почти уже бывший работник оказывается должен компании. Что можно предпринять в этой ситуации, разбиралась Юлия Рыбалко, ведущий специалист по расчету заработной платы юридической компании «ПРИОРИТЕТ».
Российское трудовое законодательство предусматривает, что при увольнении сотрудника из организации с ним должен быть произведен окончательный расчет в его последний рабочий день.
На практике случается и так, что во время расчета в бухгалтерии компании выясняется, что работник остается должным организации.
В такой ситуации у специалистов учета возникают вопросы: как вернуть сумму переплаты и сделать правильные проводки? Как решить эту задачу и не получить претензии со стороны проверяющих органов?
Причина переплаты
Давайте разбираться. Как известно, излишне выплаченную заработную плату можно удержать только в исключительных случаях. Об этом нам говорит часть 4 статьи 137 Трудового кодекса, прямо указывая, что это за случаи:
- допущена счетная ошибка;
- органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
- заработная плата излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Обратите внимание
Ограничения распространяются только на взыскание заработной платы, т. е. вознаграждениями за труд, компенсационными и стимулирующими выплатами и возвратом денежных средств занимаются непосредственно исполнительные органы, а не работодатель. Других оснований для удержания или взыскания излишне выплаченной заработной платы нет.
- Однако работник может внести ее в кассу работодателя в добровольном порядке.
- Чаще всего чрезмерная выплата зарплаты вызвана двумя причинами.
- Первая – перерасходом отпуска, когда работнику дали отпуск за еще не отработанный период, он уволился, а период, за который был предоставлен отпуск, так и остался неотработанным.
- Вторая причина – неотработанный аванс, который уже выдали работнику, но он еще не успел отработать положенный период и решил уволиться.
Решение «авансовой» проблемы
Однако переплату, которая возникает в связи с получением сотрудником аванса, можно свести к минимуму. Как? Я рекомендую использовать наиболее безопасный для работодателя способ выплаты аванса.
Переводить деньги фиксированной суммой в размере 40% от заработной платы, но при условии, что работник будет получать заработную плату за первую половину месяца пропорционально отработанному времени. То есть установить аванс процентом, но производить корректировку суммы за фактически отработанное время.
В этом случае, даже если после получения аванса сотрудник решит уволиться, сумма аванса будет выплачена только за отработанное время и даже будет учтен НДФЛ.
При добровольном погашении задолженности перед организацией дебетовое сальдо по счету 70 будет автоматически погашено. Бывает, что работодатель не собирается взыскивать переплату. Что делать и какие проводки нужно применить в этом случае?
Перерасход отпуска
- Если причиной долга является перерасход отпуска, то бухгалтер должен сторнировать проводку, сделанную при начислении отпускных, и аннулировать соответствующие расходы в налоговом учете.
- Дебет 20 Кредит 70 – сторно на сумму излишне начисленной зарплаты;
- Дебет 91 Кредит 70 – сторно на эту же сумму.
- При этом общая сумма заработной платы, НДФЛ и страховых взносов остается неизменной, в результате по счету 70 образуется дебетовое сальдо, которое останется вплоть до списания.
Пример
Сотруднику с 3 по 16 июня предоставлен отпуск. Сумма отпускных составила 15 000 руб. После отпуска сотрудник решил покинуть компанию.
При увольнении работника возникли использованные, но не отработанные дни отпуска. Сумма неотработанного отпуска составила 5 тыс. руб. Сторнируем проводки:
Дебет 20 Кредит 70 – 15 000 руб. – начислены отпускные;
Дебет 20 Кредит 70 – 5000 руб. – сторно отпускные;
Дебет 91 Кредит 70 – 5000 руб. – начислен прочий доход.
Неотработанный аванс
Если же долг возник из-за неотработанного аванса, то дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до тех пор, пока бухгалтер его не спишет.
Отмечу, что в случае неотработанного аванса работник уже получает доход, но в свою очередь компания не успевает удержать у него НДФЛ. Поэтому бухгалтеру необходимо подать сведения в налоговую инспекцию о невозможности удержать Налог.
Для этого потребуется представить справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».
Обратите внимание
Cправка всегда подается в ИФНС уже после того, как задолженность будет списана.
|
 |
Удержания по исполнительным листам: определяем сумму и сроки удержания в сложных ситуациях
В общем случае по исполнительному документу (нескольким документам) с должника может быть удержано не более 50% заработной платы и иных доходов.
Указанное ограничение не применяется при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей; возмещении вреда, причиненного здоровью; возмещении вреда в связи со смертью кормильца и возмещении ущерба, причиненного преступлением.
В этих случаях размер удержания из заработной платы и иных доходов должника-гражданина не может превышать 70%. Эти нормативы прописаны в пунктах 2 и 3 статьи 99 Федерального закона от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
Таким образом, из заработной платы сотрудника в любом случае не может быть удержано более 70%. Причем, удержание в указанном размере возможно исключительно для удовлетворения приведенных выше требований (Алименты на несовершеннолетних детей, вред здоровью и т.д.). Если же взыскание производится для удовлетворения прочих требований, то взыскивается не более половины заработка.
Рассчитывайте зарплату с удержанием алиментов в веб‑сервисе
Казалось бы, простое правило, но на практике оно вызывает проблемы. Особенно, когда в организацию поступило несколько исполнительных листов, каждый из которых предписывает производить удержания в определенной сумме. Рассмотрим конкретные примеры.
Удержания по кредиту: не больше половины
На основании исполнительного листа из зарплаты сотрудника удерживается 1/3 часть в счет уплаты алиментов на ребенка. Недавно в отношении этого работника поступил еще один Исполнительный лист. На этот раз речь идет об удержании 50% доходов для погашения взятого в банке кредита. Каков общий размер удержания в данном случае?
Как уже упоминалось, при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей можно удерживать до 70% заработка. А вот при взыскании в пользу банка — не более половины заработка.
Как совместить эти два правила в рассматриваемом случае? Обратимся к положениям пункта 1 статьи 111 Закона № 229-ФЗ.
Там сказано: если взысканной с должника суммы недостаточно для удовлетворения в полном объеме всех требований по всем исполнительным документам, устанавливается очередность.
Так, в первую очередь погашаются требования по взысканию алиментов; возмещению вреда, причиненного здоровью; возмещению вреда в связи со смертью кормильца; возмещению ущерба, причиненного преступлением, а также требования о компенсации морального вреда.
Что касается требования банков по взысканию задолженности по договорам, то они удовлетворяются только в четвертую очередь. Далее, в пункте 2 статьи 111 Закона № 229-ФЗ сказано, что каждая взысканная с должника сумма сначала направляется на погашение требования первой очереди.
Требования каждой последующей очереди удовлетворяются после выполнения требований предыдущей очереди в полном объеме.
Получается, что в рассматриваемой ситуации работодателю сначала надо полностью «расплатиться» с требованиями по алиментам, так как они относятся к первой очереди.
Для этого достаточно взыскать треть заработка. Значит, данное требование будет исполнено в полном размере, даже если удержано 50% заработка.
Следовательно, оснований для взыскания за пределами 50% от заработка (до 70%) в данном случае не возникает.
Оставшуюся после перечисления алиментов часть от удержанной половины заработка нужно перечислить по второму исполнительному листу в пользу банка. И таким образом нужно поступать вплоть до полного удовлетворения соответствующего требования банка (п. 2 ст. 99 Закона № 229-ФЗ). При условии, конечно, что в этот период не прекратится взыскание алиментов.
Предположим, заработная плата сотрудника составляет 10 000 руб. в месяц. У него есть два несовершеннолетних ребенка, на содержание которых взыскиваются алименты (1/3 зарплаты).
Работник подал в бухгалтерию заявление и документы на стандартный налоговый вычет (величина его дохода с начала года не превысила 350 000 руб.).
Дополнительно имеется исполнительный лист на взыскание 50% дохода в счет погашения долга по кредиту. Рассчитаем сумму удержания.
Согласно пункту 1 статьи 99 Закона № 229-ФЗ, размер удержания исчисляется из суммы, оставшейся после налогообложения. Значит, в данном случае величина удержания будет определяться исходя из 9 064 руб. (10 000 – (10 000 — 1 400 × 2) × 13%).
Соответственно, общая сумма удержания по исполнительным листам составит 4 532 руб. (9 064 × 50%). Из них во исполнение требования по уплате алиментов будет переведено 3 021,33 руб. (9 064 × 1/3), а оставшаяся часть (1 510,67 руб.
) будет перечислена банку для погашения долга по кредиту.
Рассчитывать зарплату с удержанием алиментов и стандартными вычетами по НДФЛ
Алименты на детей и супругов
На работника поступили три постановления об удержании. Первое — на содержание супруги в размере 0,6 величины прожиточного минимума для трудоспособного населения по нашему региону ежемесячно.
Второе — на содержание сына в размере 1/4 доходов ежемесячно. И третье — на содержание дочери в размере 1/6 доходов ежемесячно.
Какой будет предельный размер удержаний в этой ситуации? Как распределять взысканное между тремя иждивенцами?
Как уже говорилось, при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей размер удержания может достигать 70% заработной платы.
Как следует из статьи 90 Семейного кодекса РФ, суммы, выплачиваемые на содержание бывшего супруга, также признаются алиментами.
Но поскольку они не являются алиментами на содержание детей, то для удовлетворения этих требований удержать можно не более половины заработка.
В то же время, устанавливая очередность погашения требований по нескольким исполнительным листам, законодатель не отделил алименты на детей от прочих алиментов. Значит, взыскания по всем трем исполнительным листам будут относиться к одной очереди — первой (п. 1 ст. 111 Закона № 229-ФЗ).
Поэтому в данном случае нужно применить правило пункта 3 статьи 111 Закона № 229-ФЗ.
Оно гласит: если взысканная с должника денежная сумма недостаточна для удовлетворения требований одной очереди в полном объеме, то они погашаются пропорционально причитающейся каждому взыскателю сумме, указанной в исполнительном документе.
Значит, алгоритм действий в данном случае будет таким. Сначала должна быть удержана сумма алиментов на содержание супруги и обоих детей в пределах 50% заработка сотрудника.
Полученная величина распределяется между всеми взыскателями пропорционально причитающейся каждому из них сумме. После этого нужно произвести доудержание алиментов на детей, но так, чтобы взыскание не превышало 70% заработка.
Дополнительно удержанная сумма распределяется только между детьми пропорционально причитающейся каждому из них сумме.
Предположим, заработная плата сотрудника составляет 10 000 руб. На содержание сына взыскивается 1/4 часть доходов, на содержание дочери — 1/6.
Поскольку работник имеет право на стандартный вычет на двух детей, сумма заработной платы, из которой возможны удержания, составит 9 064 руб. (10 000 – (10 000 – 1 400 × 2) × 13%).
Теперь, исходя из этой суммы, определим причитающиеся детям выплаты: сын должен получить 2 266 руб. (9 064 × 1/4), а дочь — 1 510,67 руб. (9 064 × 1/6).
На содержание супруги взыскивается 0,6 величины прожиточного минимума для трудоспособного населения по региону (на данный момент это 11 907 × 0,6 = 7 144,20 руб.).
Удерживаем половину заработка (4 532 руб.) и распределяем эту сумму между всеми тремя взыскателями. Доля супруги составит (4 532 ∕ (7 144,2 + 2 266 + 1 510,67)) × 7 144,2 = 2 964,74 руб. Доля сына составит (4 532 / (7 144,2 + 2 266 + 1 510,67)) × 2 266 = 940,36 руб. Доля дочери составит (4 532 ∕ (7 144,2 + 2 266 + 1 510,67)) × 1 510,67 = 626,90 руб.
Как видим, дети получили меньше положенного. Значит, переходим к дополнительным удержаниям. Для этого сначала определяем сумму, которую можно доудержать на содержание детей (в пределах 70% заработка). Она равна 1 812,8 руб.
(9 064 × 70% – 4 532). Удерживаем ее и распределяем между двумя детьми пропорционально их долям. Доля сына равна (1 812,8 ∕ (2 266 + 1 510,67)) × 2 266 = 1 087,68 руб.
, а доля дочери — (1 812,8 ∕ (2 266 + 1 510,67)) × 1 510,67 = 725,12 руб.
Итого супруга получит 2 964,74 руб., сын — 2 028,04 руб. и дочь — 1 352,02 руб.
Рассчитать зарплату с учетом «северных» коэффициентов и надбавок
Сроки удержания
Не меньше сложностей возникает при определении периода, в течение которого нужно проводить удержания. Причем, вопросы вызывает установление как начальной, так и конечной даты взыскания. Еще сложнее дело обстоит с задолженностью за прошлые периоды. Разберем некоторые ситуации.
Возможны ли удержания задним числом?
В середине мая (17.05.2022 г.) в бухгалтерию поступил судебный приказ, датированный 30.01.2022 г. В нем указано, что, начиная с 20 января необходимо ежемесячно взыскивать с сотрудника алименты на ребенка в размере 1/4 заработка. С какого срока нужно сделать расчет алиментов?
Ответ на этот вопрос содержится в пункте 3 статьи 98 Закона № 229-ФЗ.
Там сказано, что лица, выплачивающие должнику зарплату или иные периодические платежи, со дня получения исполнительного документа обязаны удерживать денежные средства из доходов должника в соответствии с требованиями, содержащимися в этом документе. Напомним, что судебный приказ также является исполнительным документом (подп. 2 п. 1 ст. 12 Закона № 229-ФЗ).
Таким образом, начинать удержания нужно с того момента, когда в бухгалтерию поступил судебный приказ (в данном случае — с выплаты зарплаты за май, поскольку документ получен 17 мая).
Величина дохода для целей удержания по исполнительным листам определяется после вычитания НДФЛ. То есть алименты с «аванса», как правило, не удерживаются.
Рассчитайте аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей
Осталось определить, какую сумму нужно взыскать при первой выплате: 1/4 от текущего дохода, или сумму, рассчитанную с учетом задолженности? Этот вопрос является спорным.
В силу пункта 3 статьи 102 Закона № 229-ФЗ размер задолженности по алиментам, уплачиваемым на несовершеннолетних детей в долях к заработку, определяется исходя из заработка и иного дохода должника за период, в течение которого взыскание алиментов не производилось.
А в пункте 2 статьи 102 Закона № 229-ФЗ сказано, что размер задолженности определяется в постановлении судебного пристава-исполнителя о расчете и взыскании задолженности по алиментам исходя из размера алиментов, установленного судебным актом или соглашением об уплате алиментов.
При этом Закон № 229 не содержит никакого уточнения о том, должно ли такое постановление издаваться во всех ситуациях, или только если взыскание осуществляется по решению судебного пристава.
Однако анализ судебной практики показывает, что судебный пристав определяет задолженность даже в тех случаях, когда исполнительный лист вообще не предъявлялся в организацию, где работает должник, а алименты уплачивались добровольно (определение Конституционного суда РФ от 06.06.16 № 1417-О). А в постановлении Президиума Брянского областного суда от 28.02.18 № 44Г-12/2018 находим прямое указание: расчет и взыскание задолженности по алиментам производится в рамках исполнительного производства о взыскании алиментов.
Таким образом, бухгалтерия организации не должна самостоятельно определять задолженность по алиментам за период до поступления судебного приказа (соглашения, исполнительного листа). В том числе и в ситуации, когда взыскание алиментов производится без привлечения приставов.
Правильность такого подхода подтверждается и формулировкой пункта 4 статьи 102 Закона № 229-ФЗ. В этой норме говорится, что правом на обращение в суд с иском об определении размера задолженности обладает любая из сторон исполнительного производства. А появляется такое право в том случае, если определенный приставом размер задолженности нарушает их интересы.
Выходит, что правом определять задолженность по алиментам наделены только пристав и суд. Организация, выплачивающая зарплату должнику, таких полномочий не имеет.
Напомним, что данная задолженность рассчитывается исходя из заработка сотрудника за период, в течение которого алименты не перечислялись.
А удерживать ее (после получения соответствующего поставления пристава) надо из текущих выплат одновременно с алиментами за очередной месяц (с учетом ограничения в 70% от выплачиваемой суммы, установленного п. 3 ст. 99 Закона № 229-ФЗ), вплоть до полного погашения.
Применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что при первой после получения судебного приказа выплате у работника надо удержать только 1/4 заработка.
Рассмотрим еще один пример.
Переплатили зарплату уволенному сотруднику: что делать?
Нередко выплаченный расчет при увольнении отличается от положенных по закону сумм. Причем отклонение возможно как в одну, так и в другую сторону. Рассмотрим, как поступить, если вы при увольнении переплатили сотруднику.
Почему возникает переплата
Возможны следующие причины, по которым возникает переплата уволенному сотруднику:
- Технические ошибки, выявляемые при аудите начисления зарплаты:
- несвоевременное отражение информации по отработанному времени и различным отклонениям от обычного графика: больничным, отпускам, командировкам и т.п.;
- незнание методов расчета зарплаты или их неверное применение;
- искажение величины обязательных платежей как из-за ошибок в сумме самой зарплаты, так и из-за неверного начисления.
- Увольнение после получения аванса. Если доля аванса в общей сумме зарплаты существенна, а сотрудник уволился сразу после его получения, то в итоге тоже может образоваться переплата.
- Отпуск авансом. Согласно ТК РФ, работник получает право на отпуск через 6 месяцев после начала работы на данном предприятии. А по договоренности с руководителем работник может отправиться на отдых и ранее. Если сотрудник отгулял полный отпуск, а затем уволился, не отработав год, то часть выплаченных отпускных подлежит возврату.
Для работодателя опасны ошибки при расчетах с сотрудниками, совершенные в любую сторону.
Занижение выплат в пользу работников — это, в первую очередь, нарушение трудового законодательства. Более того, в подобной ситуации происходит недоплата НДФЛ и страховых взносов.
Переплата, кроме излишних расходов организации, тоже влечет за собой налоговые последствия. При этом занижается налог на прибыль и другие аналогичные налоги (УСН, ЕСХН).
Следовательно, в обоих случаях возникают штрафные санкции и пени.
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату после увольнения сотрудника
Действия работодателя здесь во многом зависят от позиции самого работника: согласен он добровольно вернуть переплату или нет. Если сотрудник согласен, то проводки зависят от того, что возвращается: аванс или отпускные.
- Аванс обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому проводка будет только одна:
- ДТ 50 (51) — КТ 70
Если же речь идет об отпускных, то к моменту увольнения сотрудника их, естественно, уже начислили и «обложили» обязательными платежами. Все эти проводки на сумму возврата нужно сторнировать.
- Пример 1
- Сумма излишне начисленных отпускных — 10 000 руб. Тогда при добровольном возврате:
- ДТ 50 (51) — КТ 70 (8 700) с возврат
- ДТ 20 (23, 25…) — КТ 70 (-10 000) — сторнировано начисление отпускных
- ДТ 70 — КТ 68.1 (-1300) — сторнирован НДФЛ
ДТ 20 (23, 25…) — КТ 69 (-3000) — сторнированы страховые взносы
- Если же сотрудник не идет навстречу, то работодателю приходится идти в суд.
- В этом случае взаимоотношения с бывшим работником переходят в другую плоскость, поэтому задействуется счет 73, относящийся к прочим расчетам.
- Пример 2
- ДТ 73 — КТ 70 (8 700) — претензия по взысканию переплаты
- Если суд встанет на сторону работодателя: ДТ 50 — КТ 73 (8 700) — возврат по решению суда
- Сумма отпускных, НДФЛ и страховые взносы в этом случае сторнируются аналогично примеру 1. Если же взыскать переплату не удалось, то ее сумму придется списать за счет прочих расходов:
- ДТ 70 — КТ 73 (8 700) — суд принял решение отказать во взыскании
- ДТ 20 (23, 25…) — КТ 70 (-10 000) — сторнирована ранее начисленная сумма
- ДТ 91 — КТ 70 (10 000) — списана сумма переплаты
- НДФЛ и страховые взносы в случае, если суд встал на сторону работника, считаются уплаченными правомерно и корректировке не подлежат.
Обращаясь в суд, работодателю надо иметь в виду, что перспективы здесь зависят от причины переплаты. Возврат «авансовых» отпускных, хотя и с ограничениями, прямо предусмотрен ст. 137 ТК РФ.
А вот при ошибках в расчете с возвратом уже могут быть проблемы. Та же статья 137 ТК РФ дает право работодателю вернуть переплату при счетных ошибках. Но судьи обычно понимают под ними только арифметические неточности (определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Поэтому, если были неверно применены нормы трудового или налогового права, то работодателю, скорее всего, придется взять лишние расходы на себя.
Как списать излишне выплаченную зарплату уволенному работнику
Долг сотрудника можно и простить. Так обычно поступают, если излишек невелик, и связываться с судебными разбирательствами нерационально. В этом случае сумма переплаты будет висеть на 70 счете в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ).
По истечении трехлетнего срока излишне выплаченная зарплата уволенному сотруднику может быть списана:
ДТ 91 — КТ 70
Расчеты по НДФЛ и страховым взносам в этом случае корректировать не нужно.
Как избежать проблем при расчетах с персоналом
Вопросы, связанные с переплатой аванса можно решить следующим образом: аванс является частью заработной платы и выплачивается за отработанный период с 1 по 15 число месяца. Соответственно, если сотрудникам выплачивать «расчетный аванс» проблем с переплатой за первую половину месяца не будет, так как сотрудник получит только свои честно заработанные.
Переплата отпускных относится скорее не к бухгалтерии, а к службе по работе с персоналом. Кадровик должен проверять наличие неиспользованных дней отпуска. Если выявлен «минус», следует уведомить руководителя о возможных рисках. Поэтому неожиданное увольнение после отпуска с образованием задолженности перед работодателем говорит о проблемах в этой области.
Но избежать и чисто технических ошибок при расчете с увольняемыми работниками тоже бывает непросто. Специалист по начислению зарплаты должен быть не только квалифицированным бухгалтером, но и хорошо разбираться в налогообложении и трудовом праве.
Поэтому проще всего будет передать расчет зарплаты на аутсорсинг.
Сотрудники 1C-Wiseadvice специализируются на расчете зарплаты. Они досконально изучили законодательство в этой области и всегда тщательно проверяют полученные результаты.
Чтобы исключить возможные ошибки, мы используем многоуровневую систему контроля, от сбора исходных данных и до момента перечисления платежей.
Глубокие знания и многолетний опыт позволяют нам разрешать любые спорные вопросы и оптимизировать обязательные платежи, не нарушая требований закона.
Вывод
Иногда при расчете с увольняемыми сотрудниками сумма выплат превышает положенную по закону. Причиной может быть как внезапное увольнение, например, сразу после отпуска, так и ошибки, допущенные при расчете.
Нередко взыскать переплату с работника не получается, что приводит не только к дополнительным расходам, но и к необходимости корректировать расчеты по налогам.
Долги остались за уволенными. Что делать? | «Гарант-Сервис» г. Липецк
Бухгалтерам компаний порой приходится сталкиваться с ситуациями, когда сотрудник увольняется, но остается должен компании определенную денежную сумму. В этих случаях прежде всего интересует вопрос: как поступить с образовавшейся задолженностью уволившегося работника? Ответы на этот вопрос содержатся в нашей статье.
Все ситуации с долгами работников компаний можно разделить на 2 группы. Первая. Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед компанией. Вторая.
Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед компанией остается не погашенным. Разберем обе эти ситуации.
Рассмотрим также порядок списания и отражения в бухгалтерском и налоговом учете сумм различных задолженностей уволенных работников.
Основные виды долгов уволенных
Причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой Договор с компанией по собственной инициативе.
Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за 2 недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет1. При этом у сотрудника могут существовать задолженности перед компанией.
Но работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и суммы окончательного расчета.
Существуют различные виды задолженностей уволенных работников перед компаниями. На практике чаще всего встречаются следующие виды долгов уволенных работников:
- дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;
- задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;
- задолженность сотрудника по своевременно не погашенному займу;
- задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.
Способы возврата долга
Как ликвидировать задолженность сотрудника перед компанией? Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности:
- удержание суммы долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;
- добровольное возвращение работником задолженности работодателю;
- взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке;
- прощение долга.
Эти способы могут применяться как по отдельности, так и комбинированно. Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно в том случае, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности.
Нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, кроме случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной матответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка2.
Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата3.
Следует также учитывать, что трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед фирмой из зарплаты увольняющегося сотрудника4. Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний5. При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания6.
Пример Менеджер отдела снабжения компании Николаев Н.К. увольняется. Он должен фирме подотчетную сумму в размере 12 000 руб. Работодатель пропустил месячный срок на удержание из зарплаты этой своевременно не возвращенной суммы. При увольнении работник дал письменное согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности.
Он также согласен внести в кассу компании деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Сотрудник имеет статус резидента РФ по уплате НДФЛ. Права на вычеты по НДФЛ у него нет. На день увольнения бухгалтер компании начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб. Кассир выдал окончательный расчет.
Сумма удержания в счет погашения долга составила:
(37 000 руб. – 37 000 руб. x 13%) x 20% = 6438 руб.
Сумма к выплате:
37 000 руб. – 37 000 руб. x 13% – 6438 руб = 25 752 руб.
Сумма, которую работник должен внести для погашения долга: 12 000 – 6438 = 5562 руб. Бухгалтер компании сделал следующие записи:
- ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
- ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
- ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
- ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
- ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
- ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
- ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
– 12 000 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма; – 12 000 руб. — отражена сумма, подлежащая взысканию с подотчетного лица; – 37 000 руб. — начислена сумма окончательного расчета; – 4810 руб. — удержан НДФЛ с суммы окончательного расчета; – 6438 руб. — удержана сумма задолженности по подотчетным суммам; – 25 752 руб. — выдана на руки сумма окончательного расчета после удержания НДФЛ и части задолженности по подотчетным суммам; – 5562 руб. — получена в кассу компании денежная сумма, добровольно внесенная Николаевым Н.К.
Взыскание по суду
Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание сумм за неотработанный отпуск, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу компании? Есть 2 возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке7.
Но согласно пункту 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках если работодатель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог его произвести, то дальнейшее взыскание (через суд) не производится8.
Хотя в настоящее время на регистрации в Минюсте России находится приказ Минздравсоцразвития России, которым данная норма Правил признается утратившей силу. Если приказ будет зарегистрирован, то работодатель сможет после увольнения сотрудника взыскивать через суд суммы задолженности.
Пока же в случае отказа работника от добровольного погашения суммы долга по неотработанному отпуску взыскать ее в судебном порядке весьма проблематично, но возможно. В судебной практике существуют решения о взыскании с уволенных задолженности за неотработанные отпускные9.
Однако судебная тяжба с уволившимся сотрудником может длиться долго. Что делать бухгалтеру? В этом случае следует скорректировать в налоговом учете расходы по налогу на прибыль на суммы излишне выплаченных отпускных или авансов10.
Необходимо будет произвести перерасчет налоговой базы по налогу на прибыль и самой суммы налога на прибыль и сдать в ИФНС уточненные декларации11. При этом уменьшать сами начисления страховых взносов, взносов по «травматизму», а также суммы НДФЛ не следует, так как деньги были реально получены работником и не возвращены, сдавать «уточненки» по этим взносам не нужно.
Пример При увольнении секретаря полиграфической компании выяснилось, что у него образовалась задолженность за неотработанные дни отпуска текущего года. Ему были излишне начислены отпускные на сумму 20 000 руб.
Он должен был вернуть в кассу компании наличными деньгами сумму в размере 17 400 руб. ((20 000 руб. – (20 000 руб. x 13%)) — начисленные отпускные за минусом НДФЛ. Работник отказался возвращать в кассу компании эти деньги.
Компания обратилась в суд с иском к работнику о возврате излишне выплаченных отпускных. Фирма применяет общую систему налогообложения. Она платит взносы по «травматизму» по тарифу 0,2%, страховые взносы в ПФР — по ставке 20%, ФСС России — 2,9% и ФОМС — 3,1%.
Сотрудник родился в 1957 г. Права на вычеты НДФЛ у него нет. На дату увольнения сотрудника бухгалтер сделал следующие записи в учете:
- ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
- ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
- ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
- ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-2
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2
- ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-3
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3
- ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70
- ДЕБЕТ 50, 51 КРЕДИТ 73-2
- ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2 субсчет
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3
- ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
– 20 000 руб. (сторно) — уменьшена сумма излишне начисленных отпускных; – 20 000 руб. — отражена сумма излишне начисленных отпускных; – 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) (сторно) — уменьшена сумма взносов по «травматизму» с суммы излишне начисленных отпускных; – 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) — начислены взносы на страхование по «травматизму»; – 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — уменьшены взносы в ФСС России с суммы излишне начисленных отпускных; – 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) — начислены взносы в ФСС России; – 4000 руб. (20 000 x 20%) (сторно) — уменьшены взносы в ПФР с суммы излишне начисленных отпускных; – 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) — начислены взносы в ПФР; – 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — уменьшены взносы в фонды ОМС с суммы излишне начисленных отпускных; – 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) — начислены взносы в фонды ОМС. Далее. Нужно сделать следующие записи на дату обращения в суд: – 17 400 руб. — отражена сумма претензии на дату получения денежных средств от бывшего работника; – 17 400 руб. — получены денежные средства от бывшего работника в удовлетворение претензии; – 2600 руб. (20 000 руб. x 13%) (сторно) — уменьшена сумма ранее начисленного налога на доходы физлиц; – 20 000 руб. (сторно) — сторнирована сумма излишне начисленных отпускных; – 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) (сторно) — сторнированы взносы на страхование по «травматизму»; – 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — сторнированы взносы в ФСС России; – 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) (сторно) — сторнированы взносы в ПФР; – 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — сторнированы взносы в фонды ОМС. Если суд не удовлетворит Иск компании к работнику, все ранее произведенные расходы будут считаться произведенными за счет расходов, не учитываемых для целей налогообложения. В бухгалтерском учете тогда следует сделать запись: – 17 400 руб. — отражен отказ по исковой сумме.
В рассмотренной ситуации следует учитывать важный момент.
Если компания не сможет вернуть по суду излишние выплаченные суммы и не уменьшит в налоговом учете расходы на сумму начисленных неотработанных отпускных, то по истечении срока исковой давности эти расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности не могут повторно учитываться как внереализационные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль12.
Списание долга
Предположим, сотрудник уволился и не вернул неотработанный аванс по зарплате или задолженность за неотработанные дни отпуска, но бухгалтер в налоговом учете своевременно уменьшил расходы по налогу на прибыль на сумму излишне начисленных отпускных и сдал в ИФНС уточненные декларации по налогу на прибыль.
В суд работодатель не обращался, и срок исковой давности давно истек. Что делать бухгалтеру с такой задолженностью? В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности в составе внереализационных и прочих расходов соответственно.
Пунктом 12 Положения по бухучету 10/99 «Расходы организации» (ПБУ 10/99) установлено, что к прочим расходам организации относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания.
Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, включается в состав прочих расходов13. Общий срок исковой давности устанавливается в 3 года14.
В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности по заработной плате с истекшим сроком исковой давности надо отразить записью: ДЕБЕТ 91-2 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 70 – списана сумма дебиторской задолженности.
В налоговом учете к внереализационным расходам относятся убытки, полученные компанией в отчетном (налоговом) периоде, в виде суммы безнадежных долгов. И если истек срок исковой давности, то такие долги перед компанией признаются безнадежными15.
Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, признается для целей налогообложения прибыли безнадежной и подлежит включению в состав внереализационных расходов16.
И для целей налогообложения не имеет значения, принимала компания действия по взысканию такой задолженности или нет17.
При выплате аванса в середине месяца у компании не возникает необходимость исчисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ. Такая обязанность появляется один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход18. Поэтому при увольнении сотрудника, получившего неотработанный аванс, удержать НДФЛ с такого аванса удается не всегда. Кроме того, раз сотрудник не отработал аванс, то и доход у него не возник, но деньги он получил. Часто не удается удержать НДФЛ и с невозвращенных подотчетных сумм уволившихся работников. Когда в таких случаях у уволившегося сотрудника возникает доход и как поступить с НДФЛ? Что делать, если компания решила простить и списать долг уволенного работника? Здесь нужно учитывать, что моментом признания расходов от списания безнадежной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности будет являться дата истечения срока исковой давности19. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования, приказа руководителя организации20. Поэтому в момент признания суммы невозвращенной задолженности по подотчетным суммам или невозвращенной задолженности по зарплате (неотработанному авансу) уволенного работника прочим расходом компании (в бухгалтерском учете) и внереализационным расходом (в налоговом учете) у уволенного работника возникает доход, который подлежит обложению НДФЛ21. И фирма обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли такие доходы у уволенного работника, письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме задолженности бывшего сотрудника22. Если говорить об излишне полученных работником отпускных, то при списании такого долга по истечении срока исковой давности не нужно сообщать о неудержанном НДФЛ. Поскольку при выплате отпускных налог удерживается работодателем в общем порядке.
Авторы статьи: Ю.В. Ирлица,
Эксперт журнала
Экспертиза статьи: С.В. Мягкова, служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
профессиональный бухгалтер-эксперт