Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.
Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.
Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.
Следует ли возмещать работнику командировочные расходы за время прогула в командировке?
Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.
Что считается служебной командировкой
- Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.
- При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.
- Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.
- Какими документами подтверждаются командировочные расходы на проезд по электронному билету?
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.
- В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.
- Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.
- Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ
Что оплачивает работодатель в качестве командировочных
Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:
- суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.
После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).
В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток. - оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.
Как оплачивается командировка новому работнику?
Оплата командировочных
Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.
- Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
- Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.
- Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.
К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!
Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.
Особенности выплаты командировочных
В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.
- Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.
Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы. - Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.
В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной. - Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.
Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.
Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности.
Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы.
Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой Кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.
Как при УСН учесть командировочные расходы?
Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат
Шкловец И. И., заместитель руководителя Роструда
Вопрос:
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника?
Исходя из норм ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
При направлении работника в служебную командировку размеры и порядок возмещения расходов, с ним связанных, определяются в зависимости от уровня бюджета бюджетной системы РФ, из которого финансируется учреждение:
- работникам, заключившим трудовой Договор о работе в федеральных государственных учреждениях, расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства РФ – Постановлением № 729[1] при служебных командировках на территории РФ в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, Постановлением № 812[2] при служебных командировках на территории иностранных государств в зависимости от страны пребывания и категории работников;
- работникам государственных учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. При этом, как правило, нормативные документы органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления разрабатываются на основе нормативных правовых актов Правительства РФ, установленных для федеральных учреждений. При отсутствии такого документа расходы возмещаются в соответствии с правилами, установленными на федеральном уровне.
Согласно абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные расходы представляют собой дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, возмещаемые работодателем в случае направления работника в служебную командировку в обязательном порядке.
Как оплачивается командировка: по ТК РФ в 2022, возмещение расходов командировочных
Последние изменения: Январь 2022
Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов.
При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.
Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?
Законодательное регулирование
Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.
ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):
- Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
- железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
- самолётом – салона эконом класса;
- автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
- Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
- наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
- сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
- цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
- Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
- в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
- на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.
Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.
Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.
Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:
- ФИО и должность работника;
- цель командировки;
- срок поездки;
- населённый пункт;
- проблемы, требующие решения.
Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.
При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.
Авансовый отчёт
Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия. Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:
- транспортные билеты;
- счета, чеки и квитанции;
- комиссионные сборы;
- пошлина за получение документации;
- расходы по обмену валют;
- провоз багажа и оплата камер хранения;
- документы о проживании;
- копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
- путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.
После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Однодневная командировка
Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.
Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.
Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.
Командировка с превышением суточных
Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.
Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.
Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).
При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».
- другие траты, разрешенные руководством.
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом.
При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб.
в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
- остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
- перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
Суточные в командировке: нормы 2022 года
Направляя сотрудника в командировку, организация
гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка.
Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные
с деловой поездкой: эта норма регулируется ст.
167 ТК РФ.
Разберемся в терминах:
- Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей:
проживания и проезда. За эти расходы работник должен
отчитаться и подтвердить их документально (подойдут
квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта). - Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда
относятся любые платежи, не согласованные с работодателем
заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему
усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты
не нужно.
Законом установлено, что возмещение расходов должно
производиться авансом. На это прямо указывает
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
И хотя
единых правил о сроках выплаты не существует, компания
может установить их самостоятельно и закрепить
во внутренних актах.
Например, в положении
о командировках допустимо указать не только период,
но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или
переводом на банковскую карту.
Однодневная командировка: оформление и
оплата
Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый
день пребывания в деловой поездке — включая праздники
и выходные дни.
Если работник живет недалеко от города командирования
и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата
суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения
определяется работодателем в индивидуальном порядке
и может зависеть от транспортных условий и характера
работы.
Согласно
п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы
не требуют документального подтверждения — в отличие
от командировочных. Соответственно, работник вообще
не должен аргументировать второстепенные траты, который
совершил во время деловой поездки.
Однако суточные придется включить в авансовый
отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты
на командировку в налоговом и бухгалтерском
учётах.
Электронный кадровый документооборот и
командировки
Законом размер суточных не ограничен (исключение —
служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют
этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо
зафиксировать во внутренних нормативных документах —
например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что
п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает
максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ.
А именно:
- до 700 ₽ за каждый день командировки
на территории России - до 2500 ₽ за каждый день командировки
в других странах
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана
возместить в случае зарубежной командировки:
- оформление виз и загранпаспорта
- консульские и аэропортовые сборы
- оплата въезда или транзита для автотранспорта
- оформление страхового медицинского полиса
- другие обязательные платежи
Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама
нормировать суточные и определять сумму, начисляемую
работникам.
Единый порядок для федеральных учреждений назначен
Правительством (постановление
от 02.10.2002 №729) и составляет 100 ₽
за каждый день пребывания в командировке. Суточные
в увеличенном объеме положены руководителю только в том
случае, когда деятельность компании определена как приносящая
доход, либо за счет экономии средств из бюджета.
Согласно
абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ,
работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих
периодов:
- за все будние дни в командировке
- за выходные и государственные праздники
- за дни, на которые целиком или частично выпала дорога
к месту командирования и обратно, сюда же относятся
периоды вынужденных остановок
Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку
в воскресенье, а вернулся в следующую субботу.
В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять
будних и два выходных.
На сегодняшний день Процедура расчета суточных остается без
изменений по сравнению с прошлым годом.
Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие:
курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии
со своими должностными обязанностями находятся
на территории «курортных» регионов РФ более суток,
выплачивается дополнительная компенсация.
Считают сбор по следующей формуле:
Количество дней проживания,
за исключением дня заезда×размер курортного сбора
Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в
Письме
Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
- Еще можно почитать
- Командировка в
выходные дни - Компенсация
транспортных расходов в командировке - Командировка
во время пандемии - Оформление
командировки: пошаговая инструкция - Как
оформить отмену командировки в связи
с коронавирусом - Каршеринг
в командировке - Туту Командировки —
удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок.
Подробнее
Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
Юридическая энциклопедия МИП онлайн — задать вопрос юристу » Трудовые споры » Социальное партнерство » Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий.
Содержание
Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций.
Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона.
Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.
Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.
Понятие служебной командировки
Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания.
Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях.
Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».
Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.
Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.
Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.
Виды расходов, связанных с командировкой
Поездка сотрудника по указанию работодателя, связанная с исполнением возложенного служебного поручения, предусматривает такие виды расходов:
- на Жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
- На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
- На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.
В случае направления сотрудника в заграничную командировку, работодатель, кроме рассмотренных видов расходов, оплачивает подготовку документов работника, разрешающих выезд в другую страну, страхование для выезда в иностранное государство, провоз работником багажа, телефонные переговоры.
Порядок возмещения расходов
Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме.
Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами.
После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.
Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:
- расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
- Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
- Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.
При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.
Размеры возмещения расходов
Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:
- расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
- Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
- Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.
В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.
Какие расходы не подлежат возмещению
Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.
Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.
Кузнецов Федор Николаевич
Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация — разрешение семейных споров, Наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.
О возмещении командировочных расходов в системе МВД россии
Командировки в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации (далее – МВД России) являются одним из важнейших элементов оперативно-служебной деятельности, обеспечивающим эффективное выполнение своих основных правоохранительных функций в условиях огромной территории нашей страны. Выезды сотрудников органов внутренних дел (далее — сотрудники) для выполнения конкретных служебных заданий позволяют поддерживать в надлежащем состоянии управляемость сложной системой МВД России и необходимый уровень взаимодействия его территориальных органов и организаций различного уровня.
Регулирование вопросов командирования сотрудников в пределах территории нашего государства осуществляется приказом МВД России от 15 ноября 2011 г.
№ 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации», ориентированным на достижение максимальной эффективности каждого выезда.
При этом четко определено, что к основным задачам служебных командировок относятся: участие сотрудников в контртеррористических операциях, проведение следственных действий и оперативно-розыскных мероприятий, изучение и проверка состояния оперативно-служебной деятельности, оказание организационно-методической и практической помощи, обучение личного состава, повышение квалификации, изучение, обобщение и распространение передового опыта, новых форм и методов работы.
Выезды в командировки для многих тысяч сотрудников органов внутренних дел являются неотъемлемой частью их службы. И в этой связи МВД России стремится оптимально обеспечить этим сотрудникам приемлемые социально-бытовые условия в местах их временного пребывания.
Для этого Департаментом по финансово-экономической политике и обеспечению социальных гарантий МВД России (далее – ФЭД МВД России) постоянно проводится мониторинг ситуации с целью оперативного реагирования на проблемные аспекты в области возмещения командировочных расходов.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 июня 2010 г. № 467 «О возмещении расходов по бронированию и найму жилого помещения, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета» и утвержденной приказом МВД России от 15 ноября 2011 г.
№ 1150 Инструкцией об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации (далее – Инструкция) определены рамочные нормы возмещения расходов, связанных с проживанием в служебных командировках указанных лиц, в том числе категории номеров для их проживания.
В общем случае командированным сотрудникам возмещаются подтвержденные необходимыми документами фактические расходы по бронированию и найму жилого помещения в гостиницах в размере – не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
Во исполнение указанного приказа МВД России, а также в целях определения реальных потребностей на данный вид командировочных расходов ФЭД МВД России ежегодно в срок до 1 марта проводится обобщение расценок на проживание в гостиницах субъектов Российской Федерации, результаты которого направляются в территориальные органы и подразделения системы МВД России в качестве расчетных параметров для выдачи авансов и возмещения, с учетом объемов доведенного финансирования, командировочных расходов на проживание.
Акцентируя внимание на основных нормативных положениях, регулирующих вопросы проживания в служебных командировках, важно отметить, что, как следует из содержания рассматриваемых документов, сотрудники в приоритетном порядке должны проживать в гостиницах (т.е.
имущественных комплексах, предназначенных для предоставления данного вида услуг и отвечающих установленным требованиям), а не на съемном жилье.
В частности, при проживании сотрудника не в гостинице расчет по использованным командировочным средствам осуществляется только после представления рапорта сотрудника на имя должностного лица, правомочного принимать решения о командировании, с указанием условий выполнения служебного задания, вызвавших необходимость проживания не в гостинице.
Приказом МВД России отдельно определено, что сотрудникам, направляемым на обучение, переподготовку, повышение квалификации в ведомственные образовательные учреждения, возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется преимущественно при предоставлении помещений гостиничного типа образовательных учреждений в установленном размере стоимости проживания.
Как показали результаты анализа практики рассмотрения поступающих в ФЭД МВД России проблемных вопросов по оплате проживания в командировках, возникновение большинства из них можно было бы избежать при грамотной подготовке и организации выездов сотрудников.
Это, в первую очередь, касается правильного расчета сроков выездов с учетом времени прибытия и убытия транспорта в пункт командирования а, следовательно, периода нахождения сотрудника в гостинице.
То же относится и к вопросам размещения в образовательных учреждениях МВД России.
Для сокращения количества проблемных ситуаций на стадии подготовки к командировке личный состав целесообразно знакомить с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. № 490, обращая особое внимание на порядок оплаты в случае задержки выезда из гостиничного номера.
Отдельного пристального внимания в системе МВД России требует практика проживания сотрудников вне гостиницы с заключением договора найма жилого помещения.
Это связано с тем, что в настоящее время данный вид услуг недостаточно четко регламентирован нормативно и по многим причинам традиционно является «серой» зоной социально-экономических отношений.
В этом контексте возможно порождение различных ситуаций, в том числе противоправного характера, которые являются недопустимыми в современных условиях формирования нового облика сотрудника правоохранительной системы Российской Федерации.
Следующим видом командировочных расходов, носящих социальный характер, являются суточные, определяемые нормативной правовой базой как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 февраля 2011 г.
№ 43 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета» установлено, что руководители федеральных органов исполнительной власти, в которых проходят службу военнослужащие и сотрудники органов внутренних дел, определяют порядок и размеры возмещения суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам в пределах, не превышающих 300 рублей за каждый день нахождения в командировке.
Во исполнение данной нормы издан приказ МВД России от 21 ноября 2011 г. № 1159 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками», установивший, с учетом доводимого до Министерства финансирования, суточные в размере 200 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни.
С учетом постоянного увеличения в системе МВД России числа федеральных государственных гражданских служащих необходимо отметить, что для этой категории лиц действует Указ Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (приказ МВД России от 15 ноября 2011 г. № 1150 в отношении них не применяется).
Этим Указом Президента Российской Федерации в общем случае также предусмотрено возмещение расходов на проживание в однокомнатном (одноместном) номере. При этом, установлено, что предоставление командированным гражданским служащим услуг по найму жилого помещения должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.
Суточные выплачиваются гражданскому служащему за каждый день нахождения в служебной командировке в размерах, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.
Принимая во внимание тот факт, что до настоящего времени в бюджетных организациях применяется постановление Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г.
№ 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» суточные гражданским служащим выплачиваются исходя из нормы 100 рублей в день.
- Завершая тему возмещения командировочных расходов в системе МВД России, важно подчеркнуть, что на текущий момент порядок возмещения командировочных расходов в целом отвечает сложившимся условиям и позволяет должностным лицам выполнять оперативно-служебные задачи на требуемом уровне в любом субъекте Российской Федерации.
- В рамках совершенствования экономической составляющей указанной деятельности проводятся мероприятия по повышению эффективности расходов МВД России на служебные командировки за счет дальнейшей оптимизации количества командировок и широкого применения современных технологий, позволяющих осуществлять дистанционное взаимодействие и оперативный обмен необходимой информацией по широкому спектру вопросов оперативно-служебной деятельности.
- Пресс-служба ФЭД МВД России