Нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Организация, в которой ранее работала, ликвидирована. Трудовую книжку выдали мне на руки вместе с другими документами, но при переезде она была утеряна. Как восстановить документ? Куда обращаться и что делать, если трудовая книжка найдется?
То, что работник потерял трудовую книжку, не означает, что утрачена вся информация о трудовом стаже. В большинстве случаев она есть в базе Пенсионного фонда России, а также ее можно подтвердить документами предыдущих работодателей.
В случае утери/порчи работником трудовой книжки законодательство регламентирует возможность получить ее дубликат или оформить новую. В новую трудовую книжку сведения о предыдущей работе не вносятся.
Трудовую книжку восстанавливает работодатель
При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].
Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).
Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.
В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч.
об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].
- Документы, подтверждающие трудовой стаж, работник может запросить как у прежних работодателей (их правопреемников), так и в государственном либо муниципальном архиве (если прежний работодатель ликвидирован или прекратил свою деятельность).
- Также работник может принести сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР[3], полученной им в ПФ РФ.
- Если у работника на руках есть нотариально заверенная копия трудовой книжки, ему не надо собирать дополнительные документы.
- Если работник имеет незначительный трудовой стаж, при приеме на работу он может написать заявление об оформлении ему новой трудовой книжки, а не дубликата.
[1] Утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Далее — Порядок.
[2] Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с требованиями п. 28 Порядка.
Как восстановить трудовую книжку работника
Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже.
Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно.
Другое дело, что иногда это довольно непросто.
Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале.
Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК).
С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.
Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже
Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда.
Этот Нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой Кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.
Почему требуется восстанавливать ТК
Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен.
На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты.
Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.
Что случается с этим документом? Его может:
- потерять сам работник;
- потерять отдел кадров организации;
- потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
- привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.
Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера.
Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае.
В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.
Альтернативой является переход на электронную форму сохранения сведений о стаже, который доступен для любого человека в любое время.
Действия работодателя при найме нового работника без ТК
На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает.
Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа.
Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет.
Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.
Обратите внимание, что дубликатов ТК ни Госуслуги, ни ПФР не оформляют. Там только дают данные о стаже и местах работы из базы данных. Чтобы завести новый бланк, необходим работодатель — бывший или действующий.
Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.
Трудовая книжка утеряна работником
Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ Гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд.
Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность.
Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:
- человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство;
- написать заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата;
- работодатель рассматривает заявление и оформляет дубликат в течение 15 дней.
Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:
|
Генеральному директору ООО «PPT.RU» П.П. Петрову
Подпись /В.К. Антропов/ |
Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:
Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).
Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.).
Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.
Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.
Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.
Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.
Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:
«Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней».
После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.
Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию.
Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении.
Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.
Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина.
Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.
Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.
Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?
Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку? Порядок действий сторон трудовых отношений в таких случаях регламентируется положениями нескольких федеральных нормативных актов. О том, кто и какие действия обязан предпринять, пойдет речь в статье.
Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно (п. 27 Правил ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н):
- обратиться к работодателю с заявлением об утере трудкнижки;
- дождаться, пока работодатель в течение 15 дней после получения заявления оформит дубликат.
О том, как оформить дубликат, говорится в этой публикации.
В дубликате отражаются сведения:
- о стаже сотрудника — до момента заключения договора с текущим работодателем;
- текущей трудовой функции работника, его награждениях.
Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:
- у предыдущего работодателя;
- в Госархиве;
- в Пенсионном фонде;
- у иных лиц, способных предоставить такие сведения (при необходимости — в судебном порядке).
При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 31 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.
Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже.
Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.
С 2020 года все работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном формате. Данная статья описывает действия работника и работодателя при ведении трудовых книжек в бумажном виде.
О нюансах оформления и ведения электронных трудовых книижек, а также о порядке и сроках представления сведений в ПФР, узнайте в КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?
Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:
1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- 30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
- 1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.
При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:
- юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
- директор — на 10 000–20 000 руб. (или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
- ИП — на 10 000–20 000 руб.
Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.
О том, как внести исправления в трудкнижку, читайте здесь.
2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).
3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (ст. 234 ТК РФ). Об этом также см.: «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».
ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.
Итоги
При потере трудовой книжки работодателем оформляется дубликат документа на основании заявления сотрудника. Работодатель обязан содействовать ему в сборе документов для подтверждения стажа.
Сотрудник, не удовлетворенный содействием работодателя в восстановлении книжки или иными действиями фирмы, потерявшей документ, вправе взыскать с работодателя моральную компенсацию.
Утеря трудкнижки фирмой — повод для применения к ней штрафных санкций по КоАП РФ.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Работодатель потерял трудовую книжку работника
Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому специалисты советуют соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника. В таком случае сотруднику нужно выдать дубликат. Проанализируем рекомендации Роструда и пошагово расскажем, как действовать в указанной ситуации.
От утраты трудовой книжки не застрахован даже работодатель. Это может быть как собственно потеря книжки конкретного работника, так и ее порча до такой степени, что записи становятся нечитаемыми. В законодательстве не прописан порядок действий работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки. Рассмотрим, что рекомендует делать в таких ситуациях Роструд.
Единичная утеря трудовой книжки
Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника1. Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.
Оформляем дубликат
Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели не вносят записи в дубликат2.
Получаем заявление от работника
Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).
Пример 1. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной
Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления3.
Документы, подтверждающие стаж
По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.
2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.
рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров)5.
Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы6, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку7.
Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы8:
- трудовые договоры;
- справки с предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа.
Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:
- за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы9;
- с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета10.
При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником11. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.
Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).
Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки12 (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью13).
При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы14.
Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате15.
Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки работников в наличии, но оказались сильно подпорчены. Например: в результате прорыва труб подачи горячей воды трудовые книжки намокли.
В дальнейшем их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда сказали, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи.
А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы16.
Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя17. Бумаги нельзя отправлять по электронной почте (в виде сканов), так как все документы для заполнения дубликата должны быть представлены в оригинальном виде18.
Заполняем дубликат
Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).
Сведения о трудовом стаже вносятся в дубликат только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения19.
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:
1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).
2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).
3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):
Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства20.
Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке:
- в графе 2 – дата приема на работу;
- в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
- Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.
- Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
- Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.
- В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
- Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела21 (Пример 3).
4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).
5. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении22.
6. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении23.
Пример 2. Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки
Пример 3. Заполнение раздела, содержащего сведения о работе, в дубликате трудовой книжки
Поскольку работодатель виновен в утере, то он должен оформить дубликат трудовой книжки за свой счет24 (п. 47 Правил).
Если ошиблись при заполнении стажа
На практике возможна ситуация, когда работодатель допустил ошибку при подсчете общего стажа работы и внес неверные сведения в дубликат трудовой книжки.
В этом случае в дубликат необходимо внести исправления путем признания записи недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи25.
Дубликат на вкладыш к трудовой
Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при утере вкладыша порядок действий такой же, как и при выдаче дубликата трудовой книжки26.
Ответственность
За утерю трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности. В данном случае будет нарушен порядок учета и хранения трудовых книжек27. За что работодателю будет вынесено предупреждение или может быть наложен Штраф (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц и предпринимателей – в размере от 1000 до 5000 руб. (за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб.);
- на организации – от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное нарушение – от 50 000 до 70 000 руб.).
Если работодатель отказывается выдать дубликат
Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику трудовую книжку (в нашем случае дубликат), то считается, что он незаконно лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату28. В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки.
О новом дне увольнения гражданина издается приказ работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил). Работодателю придется возместить работнику не полученный им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ).
Также работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда29 (ст. 234 и 236 ТК РФ).
Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая книжка по причине ее потери предыдущим работодателем и отказа сделать дубликат, то на новой работе по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Если предыдущим работодателем будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку.
Решение по данному вопросу работодатель должен принимать по согласованию с работником30.
В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки работник может обратиться в суд по месту нахождения или регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой Договор, письменные доказательства (в частности, заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя о получении и т.п.)31.
Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая Иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции32.
Если работник не забирает дубликат
Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует так же, как и с оригиналом трудовой книжки.
Направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие на отправление ее по почте.
После направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки34 (ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил).
Обратите внимание: не полученную работником трудовую книжку следует хранить до востребования либо не менее чем 75 лет (п. 43 Правил и ст.
664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин пишет заявление по месту последней работы. Далее Процедура оформления дубликата обычная35.
Книга учета трудовых книжек
Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек36 в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать «Утрачена»37 (Пример 4).
Пример 4. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Где искать трудовую книжку, если организация закрылась?
Специалисты Роструда рекомендовали38 действовать следующим образом:
- если работодатель не ликвидирован, а было ликвидировано только структурное подразделение, в котором гражданин работал, то с требованием выдать трудовую книжку следует обратиться к работодателю по адресу его местонахождения;
- если организация находится в процессе банкротства, то можно обратиться к конкурсному управляющему;
- если организация ликвидирована, то можно обратиться в уполномоченный орган в сфере архивного дела на территории субъекта, где был зарегистрирован работодатель, куда должны были быть сданы документы при ликвидации.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п.
34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50).
Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.
), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?
С 2021 года при приеме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится. А как быть в ситуации, если новичок утверждает, что ранее работал, но трудовую книжку потерял? Как в этой ситуации поступить работодателю, чтобы не нарушить законодательство и права работника?
Кому с 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются
Введение электронных трудовых книжек (далее также ЭТК) для большого количества работников практически прошло незамеченным.
Если у работника уже оформлена бумажная трудовая книжка, у него имеется право выбора: продолжить ее применять или отказаться от бумажного документа и перейти на электронный формат.
И надо отметить, что подавляющее большинство работников решило сохранить бумажные трудовые книжки.
Вместе с тем, если работник в 2021 году только начинает свою трудовую деятельность, то есть до этого он не работал, бумажную трудовую книжку работодатель ему не оформляет (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.
2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).
В отношении таких работников сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
Работодатель информирует Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД о кадровых процедурах, производимых в отношении таких работников (прием, перевод, увольнение и т. д.).
Также работодатель не вправе оформить бумажную трудовую книжку работнику, который ранее отказался от этого документа и написал заявление о переходе на ЭТК.
При этом, не имеет значения отказался работник от бумажной трудовой книжки на действующем месте работы или на прежнем месте.
Иными словами, если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК, впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена бумажная трудовая книжка.
- Как действовать работодателю, если новый работник заявляет об утере трудовой книжки
- В том случае, если к вам поступает на работу новый сотрудник, который заявляет о том, что он ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку и просит оформить новую, его просьбу следует удовлетворить и завести новую трудовую книжку на бумаге.
- В качестве обоснования данных действий учитывайте следующие обстоятельства:
-
Законом № 439-ФЗ предусмотрено, что бумажная трудовая книжка не оформляется только тем работникам, которые только начинают трудовую деятельность и ранее не трудились.
-
В силу ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у новичка бумажной трудовой книжки по причине ее утраты или повреждения, работник может обратиться с заявлением к новому работодателю с просьбой оформить новый документ, а работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку.
Блоги профессионалов на «Ведомостях»
Недавно компания – производитель потребительских товаров взяла на работу сотрудницу, которая уволилась из агентства недвижимости. Она письменно попросила директора агентства отправить ее трудовую книжку по почте новому работодателю.
Но менеджер по персоналу новой компании, не зная об этом, ничего на почте не забирал, и письмо вернулось в почтовое отделение отправителя. Агентство конверт тоже не забирало, и через шесть месяцев его вместе с книжкой уничтожили.
Сотрудница же узнала об этом, когда решила уволиться уже от нового работодателя и ей выдали книжку лишь с одной записью о последнем месте работы. Оказалось, что ей просто завели новый документ, так как старого не было. Работница потребовала восстановить все записи в первозданном виде.
Испугавшись штрафов и судебного иска, компания начала искать старые данные. Обоснованы ли ее страхи?
Согласно постановлению правительства от 16.03.2003 № 225 «О трудовых книжках» за ведение, хранение, учет и выдачу книжек отвечает работодатель. Нарушение может обернуться штрафом, судом и даже выплатой процентов за задержку зарплаты. Ст.
234 Трудового кодекса (ТК) обязывает работодателя возместить недополученный заработок в результате незаконного лишения возможности трудиться. Среди причин лишения значится и задержка выдачи книжки. Если сотрудник не получит ее, он вправе обратиться в суд.
Хотя трудовые отношения завершены, компания обязана платить средний заработок за время, пока человеку не отдадут книжку.
Но какой именно работодатель виновен – старый, агентство недвижимости, или новый, производитель потребительских товаров?
В соответствии со ст. 84.1 ТК, если сотрудник не может прийти в день увольнения, работодатель должен отправить уведомление с просьбой забрать книжку лично или разрешить отправить ее по почте.
Сотрудница письменно попросила переслать документ на адрес новой компании. Агентство сделало это и перестало нести ответственность за книжку. Вот только сотруднице надо было указывать личный адрес доставки, а не адрес новой компании.
И она должна была контролировать статус отправления, так что документ утерян по ее вине.
Главная ошибка нового работодателя – создание нового документа. Ст. 65 ТК напоминает, что оформлять трудовую книжку в случае потери или повреждения можно только с согласия работника. Он должен написать заявление об этом, указав причину отсутствия книжки. Согласия сотрудницы не было.
Вот работодатель и решил, чтобы загладить вину, заняться восстановлением данных из утерянной книжки. Хотя делать это он не обязан, ведь не он терял первый документ.
А если сотрудница откажется забрать книжку, надо просто выслать ей уведомление с просьбой забрать трудовую книжку или согласиться на ее отправку по почте.
Если сотрудник не забирает книжку и не просит ее отправить, компания обязана хранить ее отдельно до востребования 50 лет, на основании ст. 22.1 закона об архивном деле. Нарушение правил грозит руководителю штрафом до 5000 руб., а компании – до 50 000 руб. в соответствии со ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Такая ситуация возможна только с бумажной книжкой. Когда произойдет полный переход на электронные книжки (с 2021 г.), физического приема и выдачи этих документов уже не будет. Более того, электронный документооборот не позволит уничтожить данные, написанные от руки.
Но Закон об электронных книжках накладывает на службы персонала дополнительные обязанности. Прежде всего, им придется заполнять данные и ежемесячно сдавать в Пенсионный фонд отчетность по трудовому стажу. Отвечает за это именно компания.
Так что жизнь работодателя электронные трудовые книжки вряд ли облегчат.
В минувшую субботу председатель Счетной палаты Алексей Кудрин в своей лекции выпускникам Российской экономической школы сказал, что «мы сегодня в застое», а причина этого – недостаточность структурных реформ и зависимость нашей экономики от экспорта сырья.