Отправка документов удаленно: нашел удаленную работу в интернете, но при устройстве на работу нужно отправлять скан

Понятие дистанционной и удаленной работы

Законопроект № 973264-7 ставит знак равенства между дистанционной и удаленной работой, устраняя существующую в настоящее время правовую неопределенность.

При этом под дистанционной (удаленной) работой поправками понимается выполнение работником трудовой функции вне места нахождения работодателя, как временно, так и на постоянной основе.

Временной дистанционной работой, согласно поправкам в статью 312.1 ТК РФ, считается временное выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

После истечения срока, на который заключался Договор о временной удаленной работе, работник считается перешедшим на обычный режим работы. То есть в месте нахождения работодателя. 

Напомним, сейчас трудовой договор о дистанционной работе может заключаться только на неопределенный срок. Трудовой договор о дистанционной работе сможет заключаться путем обмена электронными документами. При этом в таком договоре можно будет не указывать рабочее место сотрудника.

Данное условие исключается из перечня существенных условий трудового договора о дистанционной работе. Фактически дистанционный работник сможет работать из любого места, где есть возможность использовать интернет для связи с работодателем.

Временная дистанционная работа

Наряду с постоянной и комбинированной удаленной работой (работа дома с регулярными выездами в офис) поправки предусматривают возможность установления временной дистанционной работы (будущая ст. 312.6 ТК РФ).

В этих случаях для временного перевода сотрудников на удаленку к основному трудовому договору не придется заключать дополнительных соглашений. Перевод на удаленку будет производиться в упрощенном порядке путем издания локального нормативного акта.

В этом акте работодатель должен закрепить список работников, переводимых с их согласия на временную удаленную работу. Также такой акт должен содержать срок, на который работник переводится на временную удаленную работу, и график самой работы.

С актом о переходе на удаленку работников разрешается ознакомить по электронной почте, телефону, при помощи веб-сервисов, путем обмена электронными документами и электронными образами документов (сканами).

В приоритетном порядке на временную удаленную работу в упрощенном порядке в случаях катастроф, аварий, несчастных случаев и эпидемий переводятся следующие сотрудники:

• беременные женщины;
• работники, имеющие детей в возрасте до 14 лет;
• инвалиды;
• пенсионеры по возрасту;
• работники, осуществляющие уход за инвалидами или длительно болеющими членами семьи, которые по состоянию здоровья нуждаются в уходе.

Поправки устанавливают правило, согласно которому временный перевод сотрудников на удаленку не лишает их прав и гарантий, закрепленных в ТК РФ. Сами условия трудового договора не изменяются. Зарплата при временной удаленной работе выплачивается в полном размере при сохранении объема работы, определенного трудовым договором.

Взаимодействие с работодателем

В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.

Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.

Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.

• При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.
• Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.
• Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.

Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.

Право удаленного работника на отдых

В целях исключения возможных злоупотреблений со стороны работодателей поправки дополняют ТК РФ новой статьей 312.7, гарантирующей право дистанционных сотрудников на отдых. В соответствии с этой нормой дистанционный работник имеет право на неприкосновенность времени отдыха.

Время взаимодействия работника с работодателем в период времени отдыха работника включается в рабочее время.

Взаимодействие работодателя с дистанционным работником в период времени отдыха без предварительного письменного согласия работника допускается только в исключительных случаях. Так, звонить и писать удаленщику, когда тот отдыхает, разрешается:

• для предотвращения производственной аварии либо устранения последствий стихийного бедствия;
• предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя;
• выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств.

Во всех других случаях взаимодействие работодателя с работником во время его отдыха допускается исключительно с его предварительного письменного согласия.

Компенсация расходов удаленного работника

Поправки в ТК РФ предусматривают возможность компенсации расходов удаленных работников, понесенных ими в связи с выполнением работы дистанционным способом (ст. 312.2 ТК РФ). 

Это возможно в случаях, когда работник в рамках дистанционной работы использует свое личное оборудование, программно-технические средства и средства защиты информации.

Порядок компенсации расходов, связанных с использованием работником личного оборудования и ПО, устанавливается в коллективных договорах и других локальных нормативных актах.

Компенсация соответствующих расходов не является безусловной обязанностью работодателя. Работодатель должен будет возместить расходы на приобретение компьютеров и ПО лишь тогда, когда этого потребует профсоюзная организация или соответствующее положение о компенсации прописано в самом договоре о дистанционной работе.

При этом о компенсации расходов на оплату интернета, электроэнергии и прочих коммунальных услуг в поправках ничего не говорится. 

Работодатели не обязаны будут их компенсировать. Хотя ничто не мешает им предусмотреть подобные компенсации в своих локальных актах на добровольных началах.

Увольнение дистанционных работников

В настоящее время расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Как говорится в пояснительной записке к законопроекту, подобная формулировка закона приводит к тому, что работодатели часто прописывают в трудовых договорах следующие основания для увольнения дистанционных работников:

• отсутствие у работодателя достаточного объема работы;
• нецелесообразность дальнейшего сотрудничества;
• производственная необходимость, определяемая работодателем;
• неэффективная работа дистанционного сотрудника и пр.

Все эти основания для увольнения являются дискриминационными и нарушающими права удаленных сотрудников. В связи с этим поправки устанавливают, что по указанным основаниям увольнять дистанционных работников нельзя. Расторгать договоры о дистанционной работе разрешается исключительно по основаниям, указанным в ТК РФ.

Как оформить сотрудника на удалёнку

Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Особенно в новых пандемических реалиях. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.

Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест.

Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города.

Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.

На практике заключают разные договоры:

1. Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
2. Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
3. Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

«Такая форма занятости, как надомный труд, постепенно вымирает, потому что она была разработана давно и правовые нормы о ней не обновлялись, хотя до 2013 года это был единственный вариант для работодателя, который нанимал работников для работы вне офиса», — поясняет Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».

Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул.

А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно.

Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Например, одна компания указала в трудовом договоре с дистанционным работником такие основания расторжения: нарушение порядка и срока предоставления отчетов о проделанной работе, изменение стратегии развития работодателя из-за неудовлетворительных результатов деятельности работника. За эти нарушения она и уволила работника. Суд согласился с законностью увольнения (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2017 № 33-4427/2017).

Проще с охраной труда.

Как организовать приём сотрудника на удалёнке? Советы опытного HR — Карьера на vc.ru

Всем привет! Мы, команда Пачки CRM, продолжаем цикл статьей об удалённой работе. Сегодня мы расскажем, как дистанционно принять сотрудника в штат.

{«id»:115768,»gtm»:null}

Мы были очень удивлены столь положительной реакции на нашу прошлую статью о переводе сотрудников на удалёнку. Её репостнула себе в ленту самая большая группа ВКонтакте об управлении персоналом. Это мотивирует нас писать дальше, поехали ????

Итак, объявлен карантин, Вы недавно перевели работников на дистанционный режим, и тут встает вопрос, как теперь принять сотрудника на удалёнке? Наш HR-менеджер Ольга Платонова работает полностью удалённо в команде Пачки CRM уже три года и хочет поделиться своим опытом. Она объяснит, как правильно организовать дистанционный прием сотрудника в штат с точки зрения законодательства.

Многие отправились на дистанционную работу, однако не стоит относиться к ведению кадрового документооборота посредственно, — он должен базироваться на правовых нормах.

С 1 апреля 2020 года должен был начаться эксперимент (законопроект № 859678-7) по полному переходу на электронный документооборот, который должен был продлиться до конца 2020 года.

Участники-работодатели данного эксперимента должны были оформить электронную цифровую подпись для своих работников (естественно, с соответствующими расходами для работодателей-участников). Но из-за ситуации с коронавирусом неизвестно, будет ли этот проект вообще начат.

Как и раньше, работодателю необходимо собирать обязательные документы с “живыми” подписями работников.

1. Запаситесь простым карандашом, цветными стикерами, и цветными наклейками-стрелочками. (Нет, это не шутка).

2. Пишите подробные пошаговые инструкции с названиями документов для кандидатов/работников. (Этот документ подписываем в одном экземпляре, этот – в двух, один экземпляр – вернуть, и т.д.)

3. Рекомендуйте всем сотрудникам заводить дома папку для сохранения любых оригиналов к передаче вам, — это простое правило спасает документы от утери.

4. Просите сотрудников предварительно делать сканы/фото подписанных документов перед отправкой (у вас хотя бы останется копия в электронном виде, а также это поможет избежать ошибок в получаемых Вами документах).

Рецепт прост: Представьте, что подготавливаете документы для совершенно далёкого от документоведения человека. Да, на это уйдёт больше времени, чем ушло бы в офисе (так как при личном общении всегда можно показать место подписания), но результат будет достигнут, потому что вы сделаете всё, чтобы человек сориентировался в этом (только для вас привычном) процессе.

Если нечетко давать инструкции, например, наклеить стикер: «вернуть», вместо стикера «заполнить и вернуть», то можно получить вот такие документы от дистанционного сотрудника. И вот понимай, куда заработную плату перечислять?

Заявление о перечислении заработной платы Ольга Платонова pachca.com

Работодатель по результатам тестового задания и видео-собеседования определился с финальным кандидатом. После этого:

Шаг 1. Направьте ему электронное письмо с файлом «Согласие на обработку персональных данных», запросите в этом же письме требуемые к приёму документы.

В ответ на это письмо кандидат направит фото или скан заполненного и подписанного Согласия на обработку персональных данных (уточняем ему, чтобы оригинал этого документа не выбрасывал, а сохранил в папочке для последующей передачи работодателю). К письму также прикрепляет сканы или фото требуемых документов.

Шаг 2. Сформируйте пакет документов для приёма (pdf-формат).

Минимальный пакет документов по приёму включает:

• Приказ о приёме;
• Трудовой договор;
• Должностная инструкция (если не включается в трудовой договор);
• Личная карточка Т2;
• Заявление о реквизитах для перечисления заработной платы;
• Заявление на выдачу трудовой книжки (если впервые оформляется).

Шаг 3. Сформируйте ссылку на локально-нормативные акты (ЛНА), где они будут все выложены, так как сотрудник должен с ними ознакомиться ДО подписания трудового договора — направьте эту ссылку для ознакомления.

В идеале – прописать в трудовом договоре, что он ознакомился со всеми ЛНА до момента подписания (можно также указать прямо временные промежутки, например, в 10:00 – ознакомился, в 11:00 – подписал трудовой договор).

Шаг 4. Направьте весь вышеназванный пакет документов кандидату в электронном виде. Он его должен распечатать в 2х экземплярах, ознакомиться письменно, и направить его вам.

На этом этапе необходима связь с кандидатом, чтобы он мог позвонить и уточнить, правильно ли он понял, где именно нужно поставить свою подпись, потому что подписей обычно требуется много.

Обычно я сама распечатываю оба экземпляра, ставлю галочки, где нужна его подпись, наклеиваю цветные стрелочки, чтобы было сразу быстро понятно, где именно он должен ознакомиться, и отправляю оба экземпляра кандидату.

Пакет документов Ольга Платонова pachca.com

Это трудоёмко, но позволяет избежать повторной пересылки документов, если кандидаты или сотрудники пропускают страницы или не видят/не понимают, что нужно было ознакомиться там-то и там.

Карандашом лучше отметить нужные даты (на полях или под строчками).

Это важно, потому что пересылка оригиналов, скорее всего, состоится уже после фактической даты наступления трудовых отношений, а сотрудник может по невнимательности поставить текущую дату.

А каждый кадровик знает, как обидно переделывать (а тем более пересылать) документы из-за неверно проставленной даты. Помимо этого, желательно приклеить на каждом документе стикер: «Это ваш экземпляр», или «Вернуть в отдел по персоналу».

Если вы не очень уверены в новом человеке, лучше, чтобы он направил вам в вашу сторону оба экземпляра. Потому что может оказаться так, что он пропадёт, перестанет выходить на связь, а с вашей стороны всё подписано, то есть фактически работодатель уже обязан выполнять свои обязанности.

Шаг 5. После получения оригиналов, подпишите все документы со стороны работодателя и направьте сотруднику уже подписанные обеими сторонами экземпляры.

Совет по доставке документов:

Я бы рекомендовала заключить договоры с двумя-тремя компаниями (СДЭК, boxberry, СитиЭкспресс) для разных отправлений. Первые две хороши тем, что пункты самовывоза есть почти везде, в личном кабинете можно формировать накладные, что удобно, и есть скидка на онлайн-оформление.

Вызывать курьера к каждому сотруднику домой по каждому документу – довольно затратно, поэтому я всегда оформляю отправление СКЛАД-СКЛАД транспортной компании. Формируете накладную для отправки – направляете ее работнику, объясняете, как ему нужно выполнить отправку (либо сходить на ближайший пункт, либо дождаться курьера).

Такие компании, как СитиЭкспресс подороже и у них нет повсеместных пунктов получения, но ими можно пользоваться, когда необходимо срочно, например, при увольнении, доставить или забрать документы от сотрудника, к примеру, за один день.

Полный переход на электронные трудовые книжки запланирован только на 2021 год, то есть весь 2020 год — заполняете эти документы как в бумажном варианте, так и в предложенных ПФР электронных формах.

У многих компаний в апреле каждый год происходят какие-то изменения, индексации, или пересмотры. Поэтому при необходимости направляйте работникам электронные pdf-формы документов. Возможно, какие-то свои шаблоны придётся адаптировать, убрать данные о других работниках и т.п. По пересылке документов — всё также, как описано выше

Если хотите, чтобы я написала статью об увольнении на удалёнке (например, по соглашению сторон, «глубокое игнорирование» и т.д.) с пошаговой инструкцией, напишите в х.

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой Кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы.

Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель.

О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее.

Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления.

Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

• постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
• временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
• чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии;
• пожара;
• наводнения;
• землетрясения;
• эпидемии или эпизоотии;
• любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

• Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
• Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный Нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
• В нем следует прописать:

• обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
• список работников, временно переводимых на удаленную работу;
• срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
• порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
• порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
• иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя.

Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя.

В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием.

Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ.

Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан.

Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет. 

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде.

Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника.

Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами.

Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.

4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

Работодатель просит выслать сканы документов. Ваше мнение? — 51 ответ на форуме Woman.ru

51 ответ

Последний — 01 ноября 2019, 13:14 Перейти 27 августа 2018, 16:27

#1

27 августа 2018, 16:30

#2

27 августа 2018, 16:31

#3

27 августа 2018, 16:32

#4

27 августа 2018, 16:32

#5

27 августа 2018, 16:33

#6

27 августа 2018, 16:33

#7

Гость

Даже не вздумайте!!! Это развод, вас хотят оформить либо в негосударственный пенсионный фонд очень похоже на это кстати, либо провернуть махинации с деньгами.. раз финансовое то скорее всего форекс или его собраться, вас хотят кинуть, я бы еще послала в жесткой форме, вы чем думаете, развод это, хорошо хоть сюда написали, не вздумайте.

27 августа 2018, 16:35

#8

Гость

Для оформления нужно заявление, ТП.

27 августа 2018, 16:36

#10

27 августа 2018, 16:37

#11

27 августа 2018, 16:38

#12

Гость

, ищите работу реальную, в которой с вас не будут требовать паспорт,

27 августа 2018, 16:39

#13

Гость

ТП будешь свою мать называть, а мне уже за 30, стара для ТП. Ничего уже не надо сейчас, меня в свое время обманули, только быстро соориентировалась и все разорвала со скандалом.

27 августа 2018, 16:41

#14

Гость

Даже не вздумайте!!! Это развод, вас хотят оформить либо в негосударственный пенсионный фонд очень похоже на это кстати, либо провернуть махинации с деньгами.. раз финансовое то скорее всего форекс или его собраться, вас хотят кинуть, я бы еще послала в жесткой форме, вы чем думаете, развод это, хорошо хоть сюда написали, не вздумайте.

27 августа 2018, 16:41

#15

Гость

Не ври. Ничего ты не разорвала. Эти вопросы решаются в судебном порядке. Деньги только раз в год переводить можно, ТП.

27 августа 2018, 16:44

#16

Автор

Отправлять ничего и не думала, просто интересно мнение других людей.Может кто сталкивался с подобным. Контора эта известная, на слуху. Но согласия на проверку персональных данных я не давала, понятно же что отправлять все свои документы на деревню дедушке- верх безрассудства

27 августа 2018, 16:48

#17

Автор

Отправлять ничего и не думала, просто интересно мнение других людей.Может кто сталкивался с подобным. Контора эта известная, на слуху. Но согласия на проверку персональных данных я не давала, понятно же что отправлять все свои документы на деревню дедушке- верх безрассудства

27 августа 2018, 16:48

#18

Гость

Смотря как решать, заткнулась бы лучше и не смей меня оскорблять, я вышла из возраста молодых девочек, так что ищи себе другую жертву.

27 августа 2018, 16:52

#19

27 августа 2018, 16:59

#21

Автор

Отправлять ничего и не думала, просто интересно мнение других людей.Может кто сталкивался с подобным. Контора эта известная, на слуху. Но согласия на проверку персональных данных я не давала, понятно же что отправлять все свои документы на деревню дедушке- верх безрассудства

27 августа 2018, 17:02

#23

Гость

Что за контора? x5 retail или сбер?

27 августа 2018, 17:04

#24

27 августа 2018, 17:11

#25

Гость

Хороший вопрос, думалось, написать его же. Если контора крупная и известная — это нормально, что СБ будет по вам работать.

27 августа 2018, 17:24

#26

Автор

Финансовый брокер, называть не буду. В Сбере,кстати, когда-то довелось работать, и вот там Процедура приема на работу была гораздо проще и прозрачнее

27 августа 2018, 17:26

#27

27 августа 2018, 17:41

#28

27 августа 2018, 17:44

#29

27 августа 2018, 17:47

#30

Гость

Для оформления нужно заявление, ТП.

27 августа 2018, 17:51

#31

Гормон роста

Автор, вы отправьте номера документов. Паспорт: серия такая, номер такой. Диплом: вуз, номер, год, специальность. Еще какие свидетельства есть — тоже также. Для проверки этого достаточно. И сошлитесь на статью, которая в п.28.

27 августа 2018, 18:04

#32

Гость

Думаю, это их не устроит-в письме подчеркнули, что без корректно предоставленных документов проверка будет невозможна

27 августа 2018, 19:16

#33

Лера

У меня такое ощущение, что никто из присутствующих не в курсе что у нас в стране действует 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных «. И работодатель НЕ ИМЕЕТ ПРАВО запрашивать и хранить сканы документов людей без предварительного подписания с ними «Согласия на обработку персональных данных».

И даже при подписанном согласии работодатель имеет право только ПЕРЕПИСАТЬ данные и все. нельзя хранить ни копии, ни сканы. Штраф на минуточку до 75 тыс. рублей. Поэтому, милые леди, знайте: никто не вправе требовать, просить, ждать от вас сканов документов, ни на какую проверку СБ. Вы можете сообщить ФИО и год рождения строчкой, кому надо — проверят.

в остальном — это мошенничество или неграмотность компании, а такие работодатели вам не нужны.

27 августа 2018, 19:29

#34

27 августа 2018, 20:06

#35

27 августа 2018, 20:14

#36

Гость

еще вариант — копию всю ручкой исчеркайте, напишете много раз — копия копия копия и отправьте

27 августа 2018, 20:51

#37

27 августа 2018, 20:52

#38

27 августа 2018, 21:23

#39

27 августа 2018, 21:43

#40

Гисметео

Эта тема для меня актуальна. Прошла 2 собеседования и тесты в дочке Газпрома, и мне сказали, что я понравилась руководителю и нужно выслать копии документов: паспорта, трудовой (пришлось просить ее в отделе кадров, тк работаю в настоящее время в другом месте), ИНН, снилс, диплом плюс анкета и написанная автобиография Я все это собрала, выслала, прошло 2 недели- тишина. Какой смысл в этом???

27 августа 2018, 22:04

#41

Надеждина Алена

я же вам написала предыдущие 2 сообщения, ВЗЯЛИ ДРУГОГО ЧЕЛОВЕКА

27 августа 2018, 23:15

#42

Гость

еще вариант — копию всю ручкой исчеркайте, напишете много раз — копия копия копия и отправьте

27 августа 2018, 23:17

#43

Гость

опять этот зэк-петушок вылез

27 августа 2018, 23:18

#44

Крылатая

Опять же. Ну перепишет он номера снилс, инн и паспорта. Это те же персон.данные, которые будут храниться. Копия или номер уже разницы нет . В обоих случая это персональные данные.

27 августа 2018, 23:21

#45

27 августа 2018, 23:32

#46

Гость

До свидания, ты обыкновенная неудовлетворенная женщина или мужик ненавидящий женщин скорее всего с Абф) ну уж явно не Юрист, приличные люди так не разговаривают даже на анонимном форуме, на сем тебя покидаю, кормить Жирного тролля я не намеряна.

28 августа 2018, 10:18

#47

Гисметео

Эта тема для меня актуальна. Прошла 2 собеседования и тесты в дочке Газпрома, и мне сказали, что я понравилась руководителю и нужно выслать копии документов: паспорта, трудовой (пришлось просить ее в отделе кадров, тк работаю в настоящее время в другом месте), инн, снилс, диплом плюс анкета и написанная автобиография Я все это собрала, выслала, прошло 2 недели- тишина. Какой смысл в этом???

28 августа 2018, 12:19

#48

28 августа 2018, 15:18

#49